Реферат на тему:


Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск






Загрузка...

Табличный процессор Excel для Windows

1. Запуск Microsoft Excel.

Существуют несколько вариантов Microsoft Excel для Windows, дальнейший материал ориентирован на русифицированную версию 8.0. Для запуска программы Excel следует выполнить команду Пуск / Программы / Мисгоsoft Excel Windows-95, после чего на экране появится окно процессора Excel.

2. Окно процессора Excel

В типичном варианте окно Excel имеет вид, приведенный на рисунке. Окно содержит ряд типовых элементов.

2.1. Строка заголовка (верхняя строка окна) содержит название программы "Microsoft Excel". Крайняя левая кнопка является кнопкой вызова управляющего меню. Справа размещены соответственно кнопка свертывания, восстановления и закрытия окна.

2.2. Строка меню размещается под окном заголовка и включает следующие пункты:

«Файл» работа с файлами книг (создание, сохранение, открытии) файлов, печати файлов книг);

"Редактирование" редактирования книг;

«Вид» -просмотр книг;

"Вставка" вставка в листе книг рисунков, диаграмм и другие типов данных;

"Формат" форматирования книг (установление параметре форматов таблиц);

"Сервис" сервисные функции (установление параметре настройки Excel);

"данных" работа с базами данных;

"Окно" работа окнами книг;

''? '' & Mdash; вызов справочной информации.

Каждый пункт меню имеет вертикальное подменю. Для открытия меню следует нажать клавишу [Alt] или [FIO]. Работа с меню аналогична той что мы рассматривали при изучении Windows. 5. В Word существует еще один способ вызова команд. Щелчок правой кнопкой мыши на выделенном тексте, слове приводит к выводу на экран контек-стного меню. Это меню содержит команды, которые можно применить к выделенному объекту.

Пользователь имеет возможность отметить последнюю введенную команду, выполнив команду Правка / Отменить.

2.3. Панели инструментов. Под строкой меню размещаются обычно панели инструментов. Панели инструментов это рядок кнопок, при нажатии на которые выполняется определенное действие. Для нажатия кнопки следует щелкнуть мышью по кнопке. При фиксации курсора мыши на кнопке под ней появляется ее название, а в строке состояния краткая справка о назначении кнопки. Ряд кнопок дублируют соответствующие пункты меню. Однако пользоваться кнопками панели значительно быстрее и удобнее. Excel обеспечивает пользователя несколькими панелями »инструментов. Для выбора нужной панели следует воспользоваться командой Вид / Панель инструментов. При этом на экране появится окно диалога Панелин инструментов, в списке которого можно выбрать необходимые панели. По умолчанию нием Excel выводит на экран панели инструментов Стандартная и Форма-тирование.

2.4. Строка формул. Под панелью инструментов размещается строка формул. Назначение полей этой строки будет рассмотрено позже.

2.5. Строка состояния. Эта строка размещается в нижней части окна Excel. В эту строку выводится информация о ходе выполнения некоторых операций.

Следует отметить, что общий вид окна Excel и наличие некоторых элементов зависят от параметров, установленных командами Сервис / парамет-рьи и Изд.

2.5. Справочная система. В любой момент работы с Excel пользователь может получить справку несколькими способами. Для получения справки о команде или элемент экрана следует нажать кнопку ''? '' Стандартной панели инструментов, установить курсор мыши (который при этом наберет форму вопросительного знака) на выбранный элемент и нажать кнопку мыши. Краткое описание кнопок панели инструментов отображается в строке состояния при установке на них курсора мыши. Каждое окно диалога также содержит кнопку?, При нажатии которой выводится справка об элементе окна. Более широкие возможности открываются при использовании пункта ''? '' Основного меню.

3. Окно диалога.

Для выполнения некоторых команд нужно вводить вспомогательную информацию. Так, для выполнения команды Файл / Открнть необходимо указать дисковод, каталог и имя файла. Для ввода такой информации иссто-ся окна диалога.

Окно диалога содержит ряд элементов: кнопки, списки, флажки, пере-микачи, строки ввода. Эти элементы размещаются по тематическим группам, которые называют полями. Группы имеют заголовки, заканчивающиеся двоеточием. Переход от группы к группе осуществляется либо с помощью мыши, либо при: нажатии клавиши [ТАВ].

В случае введения вспомогательной информации в окно диалога осуществляется уста-новления флажков и переключателей, выбор элементов из списка, ввод и редактирование текста в полях ввода.

В правой части или внизу окна расположены кнопки управления диалогом. Кнопка ОК (клавиша [Enter]) заканчивает диалог с подтверждением всех изменений, после этого Word выполняет команду.

Кнопка ОТМЕНА (клавиша [Esc]) аннулирует все изменения; диалог заканчивается, но соответствующая команда не выполняется.

Кроме кнопки ОК и ОТМЕНА в этом окне в зависимости от назначения конкретного окна могут быть и другие кнопки управления диалогом.

Окна диалога также имеют поля, названия которых заканчиваются многоточием. При выборе такого поля раскрывается следующее окно, в котором можно установить определенные параметры.

4. Окна книг. Работа с листами книг.

Документы, создаваемые в среде Excel, называют книгами. Каждая книга состоит из листов следующих типов: рабочие листы или просто письмо письма диаграмм; письма макросов; письма модулей, написанных на языке Visual Basic письма диалога.

В рамках данного раздела рассматриваются только письма первой двух типов.

4.1. Рабочие листы это электронные таблицы, состоящие из колонок и строк Максимальное число колонок таблицы 255, строк 16384. Колонки обозначаются слева направо буквами: первые 26 буквами А ... Z, следующие 26 -

буквами AA AZ и так далее до последней, 255 колонки, которая обозначается буквами IV.

Строки обозначаются сверху вниз цифрами от 1 до 16384. На перетив колонки и строки размещаются клетки. Обозначение (адрес) клеток складаеться для обозначения колонки и строки (В3).

В Excel может одновременно существовать несколько окон книг. Для манипуляций окнами используют меню Окна. В каждый момент времени одно из окон активным, оно выводится на первый план и может закрывать другие окна. Пользователь может устанавливать размер и положение каждого окна традиционными для Windows способами.

Окно имеет ряд типовых элементов:

Заголовок окна размещается сверху и включает имя книги. Слева от имени размещена кнопка вызова управляющего меню. Справа размещу: согласно кнопки свертывания, восстановления и закрытия окна.

Список писем книги размещается слева в нижней строке окна. Этот список содержит имена (ярлыки) писем. Если книга включает много писем, то список можно листать с помощью кнопок прокрутки, расположенные слева от списка. По умолчанию рабочим листам присваивается имя Письмо ..., письмам диаграмм имя Диаграмма .... Одно из писем книги является активным (его имя выводится инверсным цветом).

Если активным является рабочий лист, то под строкой заголовка окна размещается электронная таблица активного листа. Электронная таблица содержит имена колонок и номера строк, ячейки, а также горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки

Одна из ячеек таблицы выделена темной прямоугольной рамкой. Это так 'называемый табличный курсор. Колонку, строку и ячейку, в которой находится табличный курсор, называют соответственно активной колонкой, активным строкой и активной ячейкой. Адрес активной ячейки выводится в левой части строке формул.

Табличный курсор можно перемещать по таблице с помощью клавиш управления корсором или с помощью мыши (щелкнуть мышью по ячейке, на которую надо переместить табличный курсор). Для прокрутки ячеек листа используют элементы линеек прокрутки. При прокрутке адрес активной ячейки не меняется.

Если активен письмо диаграммы, то в окне выводится соответствующая диаграмма. Пользователь может сделать активным любое письмокниги. Для этого следует щелкнуть мышью по ярлыку листа в списке ярлыков листов.

4.2. Переименование листов. Имена, которые Excel присваивает листам по умолчаний-ням, малоинформативны. Пользователь может изменить имя активного листа, выполнив команду Формат / Лист / Переименовать или щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав команду Переименовать в контекстном меню. При этом на экран выводится диалоговое окно Переименование письмо, в поле Имя письмо которого можно ввести новое имя.

4.3. Распределение окна. На экран выводится часть клеток активного окна. Распределение окна на две или четыре части позволяет осматривать различные части одного и того же листа.

Для распределения окна следует выполнить команду Окно / Разделить. Распределение осуществляется по месту расположения активной ячейки. Каждая часть окна имеет свои полосы прокрутки. Для отмены распределения следует выполнить команду Окна / Снять разделение или дважды щелкнуть мышью по разделителю окна.

4.4. Закрепление заголовков строк и колонок. Рабочие листы часто имеют большое количество лент и столбцов, поэтому при просмотре нижней части листа, заголовок исчезает с экрана. Для закрепления колонки или строки следует переместить табличный курсор в строку и справа от колонки, которую нужно закрепить, и выполнить команду Окно / Закрепить Область. Excel вставляет темную рамку для пометки закрепленного строки и колонки. Эта строка и колонка остаются видимыми при перемещении по всему листу. Для снятия закрепления следует выполнить команду Окно / Снять закрепление областей.

5. Создание открытия и сохранения файлов книг

Создание. Для создания нового файла книги можно выполнить команду Файл / Создать или нажать кнопку Создать на панели инструментов Стандартная.

При использовании команды на экране появится окно диалога Создание документа.

Открытие файлов. Для открытия файлов используют команду Файл / Открнть или кнопку Открнть панели инструментов Стандартная.

Сохранение файла. В меню Файл есть пять команд, которые позволяют сохранить файл: Сохранить, Сохранить как, Сохранить рабочую область, закрой и Внход. Каждая из этих команд имеет свою специфику. Команду Сохранить как обычно используют при первом сохранении файла, а команду Сохранить для сохранения изменений в существующем файле. Аналогично команде Сохранить действует кнопка Сохранить на панели инструментов Стандартная. При выборе команд закрытое или Выход Excel всегда спрашивает о необходимости сохранения изменений.

Команда Файл / Сохранить рабочую область открывает окно диалога Со хранить рабочую область. Это окно позволяет сохранить текущее состояние сэр ды Excel (размещение всех открытых книг, установленные параметры). 3а умолчанию рабочая область сохраняется в файле Resume.xlw, но можно использовать любое другое имя.

При выборе команды Файл / Свойства Excel выводит окно диалога Свойства где можно указать общие сведения о книге (автор, название, организация и др.)

6. Ввод и редактирование данных

Для ввода или редактирования данных в какую-нибудь ячейку таблицы следует сделать эту ячейку активной. Перед введением можно выбрать кнопками панели инструментов Форматирование шрифт в списке Шрифт, его размер, а также тип шрифта (жирный, курсив, подчеркивание). Вводить данные в активную ячейку можно непосредственно в поле самой клетки (для этого следует щелкнуть дважды мышью по ячейке или нажать клавишу F2) или в поле строки формул (для этого следует щелкнуть мышью по строке формул). Символы могут вводиться в режиме Замена или Вставка. Нажатия клавиши [Enter] завершает ввод и редактирование данных в ячейке, а клавиши [Esc] отменяет его.

Интересной особенностью введения в Excel является автовведення. Эта функция работает при установленном флажке Автозаполнение значений ячеек вкладки Правка диалогового окна Параметры. При вводе данных в этом режиме Excel пытается угадать вводимый и допишет свой вариант до конца. Если пользователь согласен с этим вариантом, то следует просто нажать клавишу [Enter]. В противном случае следует продолжить введение, игнорируя предложение Excel.

7. Работа с диапазоном.

7.1. Выделение диапазона ячеек. Большинство команд Excel оперируют с активной ячейкой или выделенным диапазоном ячеек.

Для выделения смежного диапазона ячеек (клетки составляют единый прямоугольник) следует щелкнуть курсором по одной из угловых ячеек диапазона и протянуть курсор при нажатой левой кнопке мыши по остальным клеток диапазона, подсвечивая их.

При использовании клавиатуры для выделения диапазона следует, удерживая клавишу [Shift], клавишами перемещения курсора выделить нужный диапазон.

Для выделения колонки или строки следует щелкнуть мышью по заголовку колонки или номера строки. Для выделения нескольких столбцов и строк следует нажать клавишу [Ctrl] и, не отпуская ее, щелкнуть по колонкам и строкам, которые надо выделить ..

Для выделения несмежных диапазона ячеек следует, удерживая нажму-той клавишу [Ctrl], передвигать курсор мыши по клеточкам, которые нужно выделить ..

Выделить все ячейки можно с помощью команды Правка / выделить все. Клетки выделенного диапазона отображаются инверсным цветом, за исключением активной ячейки, которая сохраняет обычный цвет и рамку.

Для снятия выделения следует щелкнуть мышью на ячейке, которая находится вне выделенным диапазоном. Широкие возможности в выделении предоставляет вкладка Вьиделение группн ячеек окна диалога Перейти, которое открывается командой Правка / Перейти. Опции этой вкладки позволяют выделить пустые ячейки, ячейки, содержащие константы, формулы и т.д.

Перенос табличный курсор внутри выделенного диапазона можно так же, как и в невыделенном диапазоне, но при этом следует удерживать нажатой клавишу [Ctrl].

7.2. Редагуванняя выделенного фрагмента. Выделенный фрагмент можно вилу-чить, очистить, вставить, переместить, скопировать. При этих операциях часто используют буфер обмена Windows, через который Excel может обмениваться информациейс другими программами, работающими в среде Windows.

Удалить выделенный диапазон клеточки можно с помощью команды Прав-ка / Удалить. При этом на экране появляется диалоговое окно, в котором следует указать направление смещения ячеек таблицы для заполнения изъятого диапазона: влево или вверх. Удаленный диапазон при этом в буфер НЕ заносится. Удаленный диапазон при этом в буфер НЕ заносится. Удаленный диапазон при этом в буфер НЕ заносится

Очистить выделенный диапазон ячеек можно командой Правка / Очистить.

Для перемещения выделенного диапазона ячеек следует последовательно выполнить команды Правка / Вмрезать и Правка / Вставить. Если диапазон перемещается на место ячеек, содержащих данные, то данные в этих клетках заменяются вставленными. Клетки при этом не сдвигаются. Переместить выделенный диапазон удобнее с помощью мыши. Для этого следует установить курсор мыши на границе выделенного диапазона (курсор при этом примет форму стрелки) и при нажатой левой кнопке отбуксировать диапазон в новое место. Если диапазон надо переместить на другое письмо, то при буксовании следует нажать клавишу [Alt] и щелкнуть по ярлыку листа.

Для копирования выделенного диапазона ячеек следует последовательно выполнить команды Правка / Копирование и Правка / Вставить.

Копирование с помощью мыши аналогичное перемещению, но при этом следует держать нажатой клавишу [Ctrl]

Загрузка...