Реферат на тему:


Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск






Загрузка...

Реферат на тему:

Организация презентации фирмы

План

1 Анализ цели презентации

2. Разработка главной идеи

3 Планирование и прогнозирование продолжительности презентации

4 Анализ аудитории и выбор стиля проведения презентации

5. Разработка структуры выступления

6. Ответы на вопросы

7 Методы повышения эффективности презентации

8. Наглядные материалы в проведении презентации

1 Анализ цели презентации

Осознание цели презентации помогает определить ее форму, содержание и стиль, а также уровень взаимодействия аудитории с презентатору. Цели презентации могут быть о объединены в следующие группы.

Мотивировка или развлечение. Если цель презентации именно так, то она, в основном, состоит из обычной речи. Необходимо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам. Например, когда вы говорите несколько слов о работнике, что уходит на пенсию, то сначала должны сделать несколько веселых комментариев о его хорошую работу и описать, как он помог компании. В речи вы мотивируете этого работника к новым трудовым подвигам. Аудитория при такой речи ведет себя пассивно.

Информирование или анализ. Когда целью презентации является информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. После прослушивания доклада присутствующие задают вопросы для более полного понимания и уточнения некоторых данных. Такие презентации очень часто используются в больших компаниях, например, для мониторинга состояния финансов компании.

Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшую взаимодействие с аудиторией предполагает презентация, целью которой является убеждение любого принять участие в определенных мероприятиях или в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Такая презентация обычно начинается с предоставления информации об обсуждаемом о объект, чтобы аудитория поняла, о чем идет речь. Затем целесообразно предоставить аргументы в пользу вашей точки сУват естественный порядок, если аудитория настроена дружественно, восприимчива, и наоборот, если ощущается сопротивление аудитории, то подходить к основным аргументов аккуратно, взвешенно.

Важно научиться планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами. Слушателей, потеряли основную «нить» выступления, очень сложно повернуть назад. Кроме того, они могут пропустить важные пункты презентации; в них нет удобной функции просмотра того, что было сказано несколько минут назад.

Итак, из-за потери внимания слушателей прежде всего теряете вы.
В ваших интересах тщательно продумать то, как организовать доведение основных мыслей к аудитории. Уяснить, как вы предполагаете организовать свое выступление, и попробуйте лимитировать количество основных пунктов и мыслей выступления в трех четырех, даже если речь или презентация довольно длинная. Убедитесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные, что вы в состоянии контролировать внимание публики. Памятник Помните, что слушатели не могут пропускать (как при чтении) неинтересную, лишнюю информацию, поэтому сократите ее к минимуму.

Продолжительность выступления или презентации часто строго ограничено.
Учитывая то, что наряду с вами должны выступать другие ораторы, в самих слушателей есть множество и других дел, вы должны научиться «урезать» ваши данные таким образом, чтобы оставались главные; при этом вы экономите как свое время, так и время своих слушателей.

Как только распланировано же речь, можно точно определить необходимый для презентации время, несмотря на то, что оратор в среднем говорит со скоростью 100 125 слов в минуту. Например, вам надо осветить три основных аспекта (пункты). В 10-минутной доклада можно потратить: на поверхностное объяснение каждого пункта по 2 минуты на вступление и заключение по 1 минуте. Если ваш доклад рассчитана на 1:00, вступление может длиться 5 минут. В следующие 30 40 минут будет подаваться подробная информация по каждому пункту доклада (10 14 минут на одну тему). Вывод может занять от 3 до 5 минут 10 20 минут, оставшиеся можно зарезервировать на вопросы аудитории.

Какая же продолжительность презентационной доклада является лучшей:
10-минутная речь или презентация течение 1:00? Все зависит от о объекта, точнее, характера аудитории и отведенного для презентации времени. Для об объекта, легко воспринимается, и соответствующей аудитории 10-минутной докладе вполне достаточно. Если же о объект презентации сложный, а цели включают в себя убеждение публики, трудно воспринимает материал, то презентация должна длиться дольше.

4 Анализ аудитории и выбор стиля проведения презентации

Как только цели презентации будут определены, необходимо приступать к анализу аудитории. Как и зачем это делается?

Аудитория это еще один базовый элемент любой презентации и, поскольку именно для аудитории произносится речь, именно ее анализа необходимо уделить особое внимание.

Можно добиться лучшего результата, если характеристики будущей аудитории известны и использованы в процессе подготовки доклада.

Таблица 14.3

ВОПРОСЫ ДЛЯ АНАЛИЗА АУДИТОРИИ

Группа вопросов | План действия

Размер и состав аудитории | Спрогнозируйте, сколько человек придет на презентацию

Проявите, есть ли у них какие-либо политические, религиозные, профессиональные комплексы или предубеждения

Проанализируйте соотношение мужчин и женщин, возраст присутствующих, принадлежность присутствующих в определенных социальных и этнических групп, профессиональные аспекты деятельности присутствующих

Анализ возможной реакции публики | Проанализируйте, для чего конкретные люди пришли на презентацию

Определите отношение аудитории о объекта презентации: заинтересована ли она в нем, является равнодушной

Определите, как аудитория реагировала на подобные презентации в прошлом

Определите, какие стороны о объекта презентации и в каком свете лучше показать данной аудитории

Определите, чи могут возникнуть сложности в понимании частей вашей презентации

Проанализируйте настроение аудитории в момент презентации: будут слушатели уже уставшими после предварительной презентации, будут ли они голодными и ждать обеда

Определите, какой способ представления информации будет эффективным, выгодным и произведет впечатление на присутствующих: предоставление технической информации, статистического анализа, исторической информации, демонстрация, подобный пример и т.д.

Предусмотрите реакцию, которая может быть у слушателей на ваши действия, и продумайте свою реакцию на нее

Смоделируйте реакцию плохой аудитории и попробуйте действовать в такой ситуации

Предусмотрите возможные уточнения и вопросы

Проанализируйте худшее, что может произойти во время презентации

Уровень понимания аудитории | Определите, знает аудитория что-нибудь о о объект презентации

Проанализируйте, знакомая аудитория с вашим терминологическим словарем

Спрогнозируйте, все способны понять то, что вы говорите

Определите, какую дополнительную информацию необходимо предоставить аудитории для лучшего понимания о объекта презентации

Подумайте о конкретных цифрах и спецификации, которые у вас могут пригласить или о которых вам надо будет говорить

Проанализируйте, включает в себя об объект презентации рутинное, или требует длительного предоставление информации, знакома присутствует тема презентации

Окончание табл. 14.3

Группа вопросов | План действия

Отношения с публикой | Проанализируйте, как такая аудитория обычно реагирует на выступления ораторов

Определите, насколько аудитория является дружественной, открытой, гостеприимной по вашей точки зрения, вашего стиля презентации

Определите настроение аудитории: по отношению к вам

Проанализируйте, чего ждут присутствуют от вас

Подумайте о ваших прежних отношениях с аудиторией

Определите вашу роль и статус

Определите, есть ли у слушателей склонности, которые могут сработать против вас

Проанализируйте возможное отношение публики кпостроения вашей презентации

Определите, какие аспекты поддерживающей информации выглядеть для данной аудитории самыми надежными

Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы удобные для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек, нормальное обсуждение становится невозможным.

Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цель презентации предусматривает участие в ней аудитории, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может предоставляться ее качественному составу.

Необходимо проанализировать и другую нужную информацию об аудитории. Приведем некоторые вопросы, на которые желательно знать ответы перед презентацией:

Какой будет аудитория в основной своей массе: дружественна, безразлична или противоположная вашей точке зрения?

Беспокоят аудиторию проблемы, по которым вы хотите убедить ее принять участие в конкретных действиях?

Какой уровень образования и понимания предмета презентации имеет аудитория?

Что знают слушатели о том, что вы намерены им донести?

Знают ли они вас?

Уважают ли они вас?

Ответы на эти вопросы помогут вам выбрать лучший путь для проведения эффективной презентации. Подробнее проанализировать аудиторию можно с помощью табл. 14.3.

Другой важный элемент подготовки и планирования презентации выбор соответствующего стиля. Опять же все зависит от целей, характера речи и аудитории, бюджета презентации, времени, отведенного на ее подготовку. Если содержание речи формальный (отчет о проделанной работе или о финансовом положении фирмы), то и стиль самого выступления должен быть таким. В общем, если все присутствующие вам знакомы, а количество их невелико, то разрешается, для лучшего восприятия, несколько отступить от формального характера речи.

Если вы говорите с огромной аудиторией незнакомых вам людей, а сама презентация очень важна, то вы должны установить более формальную атмосферу. Разместите слушателей рядами. Демонстрируйте им слайды и коПервое, что необходимо сделать, это вызвать интерес у публики.

Вот п Пять возможностей и путей для привлечения и удержания внимания публики [3]:

Используйте юмор. Бизнес дело серьезное, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает расслабиться, настроить аудиторию дружелюбно по отношению к себе.

Расскажите историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием слушают их. Итак, вы можете без труда найти подходящую историю, иллюстрирующую нужный вам факт.

Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей памяти закладку важные пункты выступления, н связывая их с конкретным образом.

Задайте вопрос. Это поможет привлечь внимание слушателей к вашему выступлению.

Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если вы предоставите интересную статистику, то это поможет разбудить публику.

Именно так лучше всего начинать свою речь, чтобы сразу овладеть внимание публики. Кроме того, во введении должно быть кратко сформулированы основную мысль презентации, идентифицированы дополнительные данные, оговорено дальнейшее развитие выступления.

Как только вы обозначили каркас выступления, овладели внимание аудитории, можно переходить к его основной части.

Памятник Помните, что основная часть выступления должна содержать не более трех-четырех главных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимать всю презентацию. Необходимо стремиться к простоте изложения и избегать сложных словесных конструкций, трудно воспринимаются.

Чем длиннее презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем сложнее публика их воспринимает. Если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль предыдущей части.

Некоторые советы, помогающие удержать внимание аудитории:

Соотносите о объект презентации с потребностями присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, которые касаются их лично.

Основнаяйте простой язык. Люди засыпают быстрее, когда оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и накоплений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, попробуйте показать, как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.

Объясните, как ваш о объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.

Приводите примеры. Это позволяет слушателям легче понять то, о чем вы говорите, и запомнить закладку их.

Можно также привлечь внимание, меняя тон голоса, используя жесты и мимику.

Как только вы закончили изложение основных пунктов вашей презентации, переходите к выводу.

Не позволяйте себе после важной основной части «сом пяти» заключение. Вывод также важен, даже важнее вступление или основную часть презентации. На вывод планируйте примерно 10% от общей продолжительности выступления.

Начните вывод из сообщения слушателям об этом. Это позволит заинтересовать их и удержать их внимание. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Несколько предложений хватит, чтобы напомнить людям о сказанном и закрепить услышанное в их памяти памяти.

Если цель презентации убедить любого, закончите ее повторением основных аргументов. Если цель мотивировки, заканчивайте девизом.

Если с аудиторией достигнуто соглашение, повторите вывод нескольких предложениях.

Заканчивайте на положительной ноте. Последние слова должны быть такими, что легко запомнить ятовуються, и произнесенными с энтузиазмом. Альтернатива этому окончания вопросом. Оставьте аудиторию и заставьте ее думать.

Памятник Помните, что вывод должен заканчивать презентацию. Вы должны покинуть аудиторию с чувствами удовольствия, завершение, законченности дела. Не предъявляйте новых идей во время заключения и не пытайтесь изменить настроение публики.

6. Ответы на вопросы

Ответы на вопросы очень важный этап презентации. Он показывает, поняла аудитория идеи презентатора.

Дтрачаете контакта со слушателями, становитесь более гибким, приспосабливаетесь к ситуации, делая язык одновременно и интереснее и запомнить ятовуваною для слушателей, что выгоднее и для вас самих.

Спонтанная речь. Естественно, лучше, когда речь заранее подготовлена, но в жизни часто бывают ситуации, когда возможностей для этого просто нет. Например, вас попросили сказать на каком-то совещании несколько слов о работнике. Не поспишь-шайте, сделайте паузу, подумайте, о чем будете говорить, и говорить, стараясь делать это логично, избегая резкого перехода от одной темы к другой. Но никогда не начинайте говорить, если вы ничего не знаете о о объект вашего доклада.

После тщательной подготовки и изучения видов речей, потренируйтесь. Запишите свое выступление на пленку, об объективно спрогнозируйте результат. Потренируйтесь перед зеркалом. Если возможно, запишите себя на видеопленку и критически посмотрите, никак как вы зритель.

Если возможно, узнайте, в каком зале будет происходить презентация, и попробуйте потренироваться там, подумайте, как вы будете использовать там средства визуализации, проверьте наличие виде-опроектора, доски, мела, маркера (при необходимости).

Несколько полезных советов от профессионалов:

Подготовьте материалов больше, чем это необходимо. Лишние знания в комбинации с интересом к теме вам помогут.

Думайте положительно об аудитории, самого себя и о том, что вы говорите. Смотрите на себя, как на опытного профессионала-оратора, то же сделает и ваша аудитория.

Будьте наиболее реалистичным. Знайте, что даже опытные ораторы испытывают беспокойство и страх перед важными презентациями.

Используйте те несколько минут, когда вы готовите средства визуализации, бумагу, чтобы сказать себе, что вы готовы и иметь успех.

Перед тем, как начать говорить, дважды глубоко вдохните.

Поставить Помните ваше первое предложение и следуйте его в речи.

Если горло зашерхне выпейте воды.

Если чувствуете, чтотеряете аудиторию во время выступления, не паникуйте. Попробуйте вернуть ее, попробуйте привлечь к действию.

Используйте методы иллюстрации.

Не останавливайтесь. Остановка и заминка только усилят чувство неудачи презентации.

Лучшим путем для проведения отличного презентации возможно является попытка сконцентрироваться на объекте объекте обсуждения и на публике, а не на самом себе.

Говорите громко, спокойно, ходите медленно, стойте лицом к аудитории.

Если вы используете микрофон, сделайте так: спокойно подойдите к нему, встаньте прямо, проверьте микрофон (сосчитайте до трех), вновь сосчитайте до трех, исследуйте глазами аудиторию, найдите знакомое или дружественное лицо, улыбнитесь ему, снова сосчитайте до трех и потом говорите.

В табл. 14.4 приведен комплекс действий по подготовке речи или презентации, выполнение которых поможет вам структурировать все свои действия по подготовке отличной презентации и ее лучшего проведения.

Таблица 14.4

КОМПЛЕКС ДЕЙСТВИЙ ПО

Загрузка...

Страницы: 1 2 3