Реферат на тему:


Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск






Загрузка...
Характеристика отклонений в процессе производства и функции контроля в их выявлении и оценке

Характеристика отклонений в процессе производства и функции контроля в их выявлении и оценке

План

1. Процедуры первичного контроля.

2. Безбюджетное управления предприятием.

В процессе хозяйственной деятельности практически невозможно создать условия, при которых полностью исключалась бы появление разного рода отклонений. В этом смысле, как мы уже говорили, отклонения в ходе производства обычное явление, они свидетельство возникающих в производстве противоречий, источник ценной информации для управления. Но роли отклонений в производстве и оценке результатов хозяйственной деятельности разные. Различны и методы контроля этих отклонений.

Для организации работы по выявлению отклонений в ходе производства методами контроля необходимо рассмотреть укрупненную классификацию отклонений.

Все отклонения могут быть сгруппированы по ряду признаков, в первую очередь, по двум важнейшим

с точки зрения особенностей их возникновения и формирования информации о них;

с точки зрения последствий их влияния на процесс производства, конечный результат хозяйственной деятельности и деятельности конкретных работников.

По особенностям возникновения и формирования информации отклонения подразделяются на следующие группы.

С точки зрения экономических интересов участников производства все отклонения можно разделить следующим образом:

отклонения, оказывают давление на интересы данного структурного подразделения или работника. Вероятность появления информации об этих отклонения весьма высока, поскольку в этом непосредственно заинтересованы сами работники, условия деятельности которых нарушаются, что не может не сказаться на оценке их труда и конечном результате;

отклонение, не затрагивающих интересов данного коллектива или работника. Вероятность появления информации о таких отклонения существенно ниже, чем в первом случае;

отклонения, в которых данный коллектив или работник за этикавлений. Для выявления таких отклонений необходимо применять специальные приемы контроля.

Процесс информирования об отклонении первой группы не вызывает проблем, функции первичного контроля надежно реализуются работниками, чьи экономические интересы подверглись притеснениям (например, срыв поставок полуфабрикатов, комплектующих изделий, не позволяет данному работнику или звене выполнить производственное задание).

Процесс информирования об отклонении третьей группы затруднителен. Нужны специальные меры по недопущению подобных отклонений (например, при изменении производственной программы не были внесены изменения в потребление материальных или энергетических ресурсов, в результате возникли их излишки, "незаслуженная экономия»). Распространены в выявлении подобных отклонений как расчетные методы контроля, так и фактическое корректировки ресурсного обеспечения при изменении производственной программы.

По мере отражение в учете отклонения подразделяются так:

выявленные при первичном контроле в момент возникновения информации. Такие отклонения наиболее "удобные" в информативном плане, поскольку есть возможность получить необходимую информацию в любом объеме непосредственно при ее возникновении. Эти отклонения в свою очередь подразделяются на отклонения, выявленные способом фактического контроля или способом контроля информации;

не обнаружены первичным контролем. Эти отклонения можно подразделить на несколько групп, в частности, неучтенные и слаженные. Неучтенные возникают при дальнейшем контроле информации и документов, их существенным недостатком является невозможность во многих случаях установить причины, виновников и обстоятельства их возникновения, что не всегда позволяет эффективно использовать данные о них в управлении. Слаженные отклонения также относятся к числу фактически неучтенных, хотя формально они обнаружены. Однако из-за возможности взаимной договоренности о путях и сроках быстрой их ликвидации между участниками производства последствия устраняются на уровне их возникновения, не фиксируются в учете и, ОПЖе, данные о них не передаются вышестоящим подразделениям, органам управления. Размер не выявленных, не учтенных в ходе первичного контроля

отклонений характеризует качество контроля и учета, качество первичной информации. Причины возникновения выявленных, неучтенных отклонений разные: отсутствие необходимых технических средств контроля, а не квалификация работников, значительная трудоемкость контроля, сознательное искажение данных, отсутствие порядка и правил (процедур) контроля и др. Неучтенные отклонения могут быть обнаружены различными способами последующего контроля: инвентаризацией, расчетным путем и т. П.

По структуре отклонения делятся на простые, характеристика которых исчерпывающе ясна, и комплексные, то есть имеют сложную цепь причинно-следственных связей и ряд виновников (инициаторов) возникновения.

По методам расчета отклонения подразделяются на абсолютные и относительные:

полученные к возникновению хозяйственной операции (возмущения). Эти отклонения наиболее "удобные", поскольку можно однозначно определить причины их возникновения и виновников;

полученные в момент возникновения хозяйственной операции. Информация о таких отклонения приближена к ситуации возникновения, что позволяет обеспечить ее полноту и достоверность;

выявлены после совершения хозяйственной операции или завершения процесса производства. Получить информацию о таких отклонения сложнее.

С точки зрения достоверности данных об отклонении всех отклонениях можно разделить на достоверные, предполагаемые (ориентировочные), недостоверны.

По характеру возникновения отклонения подразделяются на случайные (разовые), периодические, систематические. Соответственно и подходить к ним нужно по-разному. Особого внимания к себе требуют систематические отклонения.

По воздействию на процесс производства отклонения подразделяются на устранены и не устранены.

По воздействию на расходы ресурсов отклонения делятся на потери или дополнительный эффект в натуральной форме (перерасход или экономия конкретных видов материальных ресурсов, степень загрузки конкретных материальных ресурсов, степень загрузки конкретных видов оборудования, уровень использования рабочей силы и рабочего времени) и по стоимости (экономия, перерасход, неизменность расходов).

Кроме того, отклонения в использовании ресурсов необходимо разделить на следующие группы:

отклонения, вызывающие количественные изменения необходимых производственных ресурсов:

отклонения в обеспечении предметами труда (срыв поставок сырья, материалов, полуфабрикатов, топлива, энергии и т. П. Или, наоборот, излишняя нежелательна поставка, что приводит к образованию сверхнормативных запасов; отклонения в обеспечении средствами труда, нехватка или избыток оборудования его повреждения и различные виды простоев и др.)

отклонения в обеспечении трудовыми ресурсами (недостаток или избыток рабочей силы для выполнения производственной программы, потери рабочего времени по разным причинам и т. Д.)

отклонения, вызывающие качественные изменения производственных ресурсов, используемых необходимость дополнительных трудовых усилий коллектива для их ликвидации:

отклонение полученных предметов труда по качеству (нарушение ти-размерам и др., Вызывают необходимость дополнительных затрат труда)

отклонения в использовании оборудования (расходы по ремонту, наладке и тому подобные, выходящие за установленные рамки)

отклонения, связанные с использованием дополнительного рабочего времени в связи с нехваткой трудовых ресурсов. При осуществлении контроля за этими отклонениями необходимо исходить из того, что ту часть, которая не зависит от деятельности данного коллектива или работника (центра ответственности), достаточно легко отразить в учете, поскольку она находится под контролем лиц, непосредственно заинтересованных в их фиксации. Дополнительные усилия по ликвидации таких отклонений, как правило, стимулируются дополнительной оплатой, то есть поощряются. Для повышения достоверности данных такого контроля необходимо иметь только подтверждающую информацию, осуществлять подтверждение контроль.

Если ликвидация подобных отклонений связана не с поощрением, а с наказанием работников данного подразделения, необходимые меры активного контроля;

отклонения, вызывающие уменьшение трудовых усилий данного производственного коллектива. Эти отклонения можно разделить на зависящие и не зависящие от данного центра ответственности. К числу таких отклонений относятся: поставка качественного материала, приводит к уменьшению затрат на обработку (например, замена поковок точным литьем) изготовление или приобретение более производительного оборудования; рост квалификации и производительности труда работников, их умелости, рационализации и др. Если эти отклонения не зависящие от деятельности данного центра ответственности, то для получения информации о них необходимо использовать данные входного контроля и контроля других подразделений. Если зависят контроля данного центра ответственности с подтверждением данными других центров ответственности; отклонения, не вызывают серьезных изменений в ходе производства и использования ресурсов в данный момент, в связи с их компенсацией за счет имеющихся плановых резервов и запасов у данного центра ответственности. Эти отклонения фиксируются и контролируются самым подразделением, но необходимо осуществлять, кроме того, подтверждение контроль.

По воздействию на выпуск продукции отклонения подразделяются на потери или дополнительный эффект в изменении качества продукции (ухудшение, улучшение, неизменность качества) и объема производства и номенклатуры (выполнение, перевыполнение или срыв выполнения (невыполнения) плана по объему продукции и конкретной номенклатуре продукции).

Влияние на эффективность производства продукции отдельных отклонений определяют исходя из конкретных видов и связи с конкретным показателем эффективности.

С точки зрения оценки деятельности работников и коллективов структурных подразделений предприятия отклонения подразделяются на зависимые от деятельности данного рака или коллектива (центра ответственности) и не зависящие от него (зависящие от другого конкретного работника или коллектива).

С точки зрения управления важное значение имеет масштабность, значимость и степень устраненной видхиленности. их можно разделить на критические, значительные и незначительные (незначительные).

Безусловно, каждое из возникающих отклонений нельзя заранее и однозначно отнести к той или иной группе. В зависимости от конкретной хозяйственной ситуации меняется отношение участников производства в возникающих отклонений. Однако, при организации контроля очень важно иметь разностороннюю подробную характеристику отклонений.

Важным этапом в оценке отклонений является выявление причин их возникновения. Причины многих отклонений в ходе производства не очевидны, они требуют специальных усилий по выявлению и проверке. Причина отклонения начальная предпосылка определения виновников (инициаторов) отклонений для их устранения (одобрение).

Часто причин отклонения несколько, что значительно усложняет контроль, повышает его трудоемкость. Для выявления такого причинного ряда во многих случаях необходимо участие специалистов различных служб, а также работников, связанных кооперацией труда. Установление причин отклонений позволяет определить их связь с деятельностью конкретного работника или коллектива, и с этой точки зрения они подразделяются на зависимые от данного центра ответственности и не зависящие от него. Но этого недостаточно. Данные об отклонении не является информацией, они становятся ею только после их оценки.

Оценка отклонений определение: отношений к ним менеджеров в конкретной производственной ситуации; последствий этих отклонений для процесса производства в данных производственных условиях (устранены, не устраненные, нежелательные) их влияния на затраты ресурсов как по стоимости, так и в натуральной величине (экономия, перерасход, неизменность расходов), и результат производства (потери, дополнительный эффект).

Кроме того, необходимо доказать, что отклонение связано с деятельностью конкретных трудаивникив, и установить степень зависимости его возникновения от их деятельности.

Оценка отклонений требует разработки процедуры взаимоотношений участников производства, с тем чтобы ее объективность и достоверность также находились под взаимным контролем работников.

Отклонение, прежде чем трансформироваться в экономию или перерасход (потери или дополнительный эффект), должно быть подвергнуто контролю и анализу, то есть нужны дополнительные усилия по получению необходимой контрольной информации. Ведь часто экономию по стоимости следует рассматривать как прямые потери в потребительской стоимости, например, в случае вынужденной замены материала в изделии более дешевым по стоимости с соответствующим снижением качественных характеристик изделия.

В цикле преобразования данных об отклонении в информацию: "отклонение экономия (перерасход) эффект (потери)" первичном контроля принадлежит значительная роль.

На многих предприятиях оценка отклонений сводится к определению его финансовых последствий. Если на данный объем выпуска продукции ресурсов потрачено больше, чем предполагалось, такое отклонение автоматически считается перерасходом для данного подразделения, если меньше экономией. С точки зрения оценки финансового результата это оправдано, а с точки зрения оценки результата деятельности данного работника или коллектива это нельзя признать положительным явлением. Если отклонение связано с дополнительным расходом ресурсов по внешним, не зависящим от деятельности данного работника (коллектива) причинам, то оно не может рассматриваться в оценке их деятельности как перерасход, потеря ресурсов, снижение эффективности на данном рабочем месте. То же самое можно сказать и об отклонении, вызвавших снижение затрат ресурсов. С точки зрения контроля эффективности производства экономию или перерасход ресурсов необходимо связывать не только с местом их возникновения, но и с центром ответственности за него, с виновником (инициатором).

Выявление причин и виновников отклонений. В организации работы по выявлению виновниковотклонений необходимо руководствоваться определенными основными принципами:

1. Подразделение, ведущий контроль и учет расходов является виновником неучтенных отклонений и, соответственно, возникших из-за этого потерь, то есть вина за плохое качество учета и контроля лежит на тех подразделениях и сотрудниках, которые этот учет организуют.

2. Факт отклонения подтверждается подразделением по закрепленной за ним функции ответственности за расходы.

3. Последствия отклонений обосновывают подразделения, за которыми закреплены функции учета и контроля.

4. Определение виновника начинается с низких уровней. Вышестоящие уровни вмешиваются только в том случае, если вопрос не решился внизу.

5. Системный подход при выявлении виновников. При наличии системы она сама по себе требует четкости в выявлении виновников и максимальной достоверности в доведены вине.

6. Стимулирование поиска виновников происходит следующим образом: виновником неучтенных отклонений являются подразделения регистрации или предполагаемый виновник отклонения установлен подразделением, оформляет первичный документ. Часто здесь допускается принципиальная ошибка, поскольку на практике в первичном документе сразу фиксируется виновное лицо, но это может быть только предполагаемый виновник, определенный ориентировочно, без наличия доказательств и знания конкретной ситуации по отклонению. Вину перед записью в первичный документ нужно доказать и учесть возражения предполагаемого виновника. Кроме того, виновников может быть несколько или виновником может оказаться другое лицо.

Кроме отнесения отклонений на виновников, дополнительно, в целях стимулирования применяются штрафные санкции, поскольку последствия отклонений часто намного превышают размер самих отклонений. Известно ,, чем ближе к финишной операции, например при изготовлении машиностроительной продукции, тем большие последствия вызывает даже малейшее отклонение, увеличивается отрицательная тяжеловесность.

7. Без наличия первичных документов виновником является подразделение, оформил операию без документов. Если первичный документ, связанный с отклонением, оформленный без указания причин и виновника, то виновником считается подразделение, осуществляющее контроль за составлением документов. Подразделение, не полностью оформил документ, также признается виновником отклонения. Это принцип вины оформителя документа.

8. Виновник не может определять подразделение или сотрудник, которые сами могут быть виновниками. Провинность определяется вышестоящей службой или службой, не заинтересованных в результатах этой работы.

9. Своевременность предъявления претензий и их предъявления вообще. Для реализации этого принципа устанавливаются предельные сроки предъявления и рассмотрения претензий. Несвоевременное предъявление претензий является поводом для отказа от их рассмотрения.

10. Подтверждение виновником вине или отказ от подтверждения в случае расхождения, подтверждение вины вышестоящим подразделением. Коллегиальный поиск виновника и окончательное решение принимает подразделение, ответственное за этот вид работы. Для установления виновников необходимы определенные процедуры взаимоотношений, поскольку в ряде случаев процесс доказывания достаточно сложный. Иногда в процедуре нет необходимости, поскольку вину может определить и один человек, причем с достаточной степенью достоверности. Так, контролер ОТК фиксирует отсутствие после определенной операции с четким указанием виновника. Но работники ОТК часто перегружены работой по контролю качества и другими обязанностями, например, регистрацией дефектов, ведением номерного учета автомобилей на главном конвейере. Это необходимо учитывать при организации их работы, связанной с первичным контролем.

Виновник может быть определен сразу и однозначно в случае признания нам свою вину. Виды работ, по которым виновник может быть определен сразу, целесообразно при организации первичного контроля выделять в особую группу.

Виновное в некоторых случаях устанавливают однозначно, исходя из формы самого документа при заранее заданных правилах его составления и применения.

Протесть такой метод срабатывает не всегда, поскольку необходимы определенные условия.

Виновников отклонений можно определять различными способами. Приведем некоторые из них.

Способы определения виновников отклонений

1. На основании анализа выполнения контрольного задания. Например, в случае поломки инструмента виновником может быть рабочий, тот, кто налаживает оборудование, работник смежного подразделения. В этом случае для доказательства вины необходимо повторно выполнить операцию в присутствии специалистов. Виновником может быть и не один работник, и не одно подразделение. Тогда необходимо выяснить степень вины каждого из участников, вопрос может решаться и на арбитражной комиссии.

2. Вину необходимо, по мере возможности, определять с помощью первичного контроля, по факту отклонения. Хотя виновников также может быть несколько.

3. Нельзя, чтобы подразделение, определяет виновника, искал его там, где именно может быть

Загрузка...

Страницы: 1 2 3