Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск
Вхід в абонемент


Интернет реклама УБС






ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1. Понятие делопроизводства как функции управления. Значение делопроизводства в осуществлении процесса управления.

2. История развития делопроизводства.

3. Документ - материальный носитель информации. Классификация документов.

1. Понятие делопроизводства как функции управления. Значение делопроизводства в осуществлении процесса управления Функция в переводе с латинского означает деятельность. Функция управления - вид деятельности, основанный на разделе и кооперации управленческого труда и характеризуется определенной однородностью, сложностью, стабильностью воздействия на объект и субъект управления. Функции, выделяемые по состоянию управления называют общими. Функции, выделяемые по сферам деятельности называют конкретными или специальными. К конкретным относятся информационное обеспечение управления. Информационное обеспечение управления состоит из организации поиска, сбора, хранения и передачи информации с целью ее использования в процессе решения управленческих задач. В организации информационного обеспечения центральная роль принадлежит документированию. Совокупность управленческих организаций по созданию, регистрации, движения, организации контроля исполнения документов, формированию дел, подготовки документов к хранению называется - делопроизводством. Делопроизводство - от старинного «производство дел» - процесс принятия решений на основании документов. Задачи делопроизводства: *

обеспечения эффективного процесса управления *

образования документов *

хранения, обеспечения доступа к документам.

Делопроизводство включает следующие понятия: Документирование - запись по установленным формам управленческих решений и действий в целях их закрепления и передачи. Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Дело - совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или отрасли деятельности организации. Документ - информация, записанная на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в дорогой организации для использования в своей деятельности.

2. История развития делопроизводства Делопроизводство в своем развитии прошло несколько этапов I этап: приказном делопроизводство (XV - XVII в.). Особенности делопроизводства в этот период:

1. Документы - в виде столбцов - текст на полосах бумаги шириной 15-17 сантиметров. Обратная сторона использовалась для адреса, резолюции, пометок. Документ имеет форму свитки.

2. Делопроизводство начиналось с момента получения документа, на котором ставилась дата получения. Потом - подготовка к докладу. Обсуждение - приговоры приказа. Составлялся документ - ответ.

3. Подпись дьяка, отвечавший за составление документа ставился на склейках документа. Автор документа - тот человек, который выполняла записи текста.

4. Документы систематизируются по определенным признакам.

5. Виды документов - приказы царя, предопределения боярской думы, указные книги. Приказы слали друг другу «памяти», формой обращения в государственные учреждения были челобитные.

6. Налаживается архив, документы хранятся в приказных избах.

7. Появляются особые формы документов-книги: - для денежных операций - приходно-расходные - для учета пошлин - Митницкий - для учета урожая - умолотни и другое.

8. В документах ведется перечисление титулов, званий, полномочий.

9. Различали тексты лицевой и оборотной стороны листа. Площадь листа, где размещался текст имела свои названия. Верх листа - «голова», а часть под основным текстом - «испод».

10. Делопроизводство было основано на канцелярских традициях но не регулировалось законодавством.На землях правобережной Украины, постепенно входили в состав княжества Литовского применялись актовые книги (с XIII до конца XVIII века). Книги делились на: - секретные (уголовные дела) - нотатни (дарственные, купчие, долговые, контрактные документы) - текущие (для жалоб, свидетельств, заявлений). Этот период называют актовое делопроизводство.

II период. Коллежский делопроизводство (с XVIII века). Характерные признаки делопроизводства:

1. Петр I в 1699 году вводит гербовую бумагу, а в 1700 году заменяются столбцы тетрадями. 28 февраля 1720 образован «Генеральный регламент государственной коллега», где оформлена система документирования и делопроизводства коллегии - коллежский делопроизводство. Это система норм по документированию внутренней деятельности коллегий и их переписке с другими учреждениями.

2. Упорядоченная система регистрации, введены журналы. Разработанная система справочного аппарата - настольный реестр. Журналы А и В - для регистрации исходящих документов, а С и Д - о получении. В документах обязательно проставлялась дата и номер.

3. Заложены основы учета и хранения документов: «архив». Образуются архивы, коллегии, текущие архивы, государственные архивы. Группировка дел в архивах. Группировка документов по делам по содержанию, географическому признаку.

4. Документы, вращающихся письма, доношенного, реляции, просьбы, требования. Во всех учреждениях образуются документы по денежной и материальной отчетности. Для оформления сделок в XVIII веке был образован письменный порядок их осуществления.

5. Часть документов составляется по генеральным формулярами.

6. Наиболее важные документы составлялись секретарем. III этап. Исполнительное делопроизводство. Характерные признаки делопроизводства:

1. Сперанский Г. С. предложил «Общее учреждение министерств» где была разработана система ведения делопроизводства и отчетности.

2. Документы этого периода: донос, рапорт, реляция, рескрипты, циркуляры.

3. Применяются бланки с угловыми штампами, содержащие данные об организации.

4. Порядок прохождения документов по инстанциям в регламентируется.

5. Документы сложные по содержанию состоят из 3-х частей: - вступление с вложением дела; - обоснование с посылками на законодательство; - заключение с выводами, предложениями.

6. Дела, решаемые делятся на три категории: - неотложные, - срочные; - текущие. IV этапе. Советский период развития делопроизводства. Характерные признаки делопроизводства:

1. Совершенствование систем делопроизводства, учета, сформированные ЦСУ.

2. Внедрение принципов научной организации труда, в систему делопроизводства

3. Образующиеся системы стандартов документации, единая государственная система документации (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, унифицированные системы документации, специальные системы документации.

4. Образовано Главное архивное управление при Совете Министров СССР, контролировало документационного часть делопроизводства учреждений.

5. Разработана Государственная система документационного обеспечения управлиння.Ришення проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа. 1-й - 1970-80 гг Большинство считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут устранены документами на электронных носителях. 2-й - с середины 80-х гг Это этап сосуществования традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет длительным. В США рекомендуется хранить на неопределенный срок бумажный документ наряду с машинным носителем.

3. Документ - материальный носитель информации. Классификация документивДокумент - это материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформлен в сводном порядке и имеет в соответствии с действующим законодательством юридическую силу (ДСТУ 2732 - 94 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Классификация документов - это деление их на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Цель классификации состоит в повышении оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. В текущей работе классификация документов осуществляют на


Страницы: 1 2