Реферат на тему:


Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск






Загрузка...

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА В ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1. Значение деловых писем во внешнеэкономической деятельности. Виды писем.

2. Требования к оформлению бланков.

3. Требования к составлению текстов внешнеэкономических писем.

1. Значение деловых писем во внешнеэкономической деятельности.

Виды писем

Деловые письма является важным элементом внешнеэкономической деятельности.

От делового письма зависит

1. Поиск потенциальных партнеров.

2. Возможность установки четких деловых контактов.

3. Поиск и освоение новых рынков сбыта продукции и услуг.

В странах с развитой рыночной экономикой, деловые бумаги являются неотъемлемой частью социально-экономических отношений.

Особенности стиля письма, его структура и содержание совершенствовались и видоизменялись в течение десятилетий. Менялись технические средства подготовки, написания письма и его носители. Например, компьютерная техника, факс.

В условиях отечественной действительности, в силу известных причин, деловая переписка носит преимущественно бюрократический характер и практически полностью не соответствует требованиям развитых капиталистических стран в этой области.

Независимо от того направляются деловые письма по почте, или по факсимильной связи, его основные параметры, требования к подготовке и оформлению текста остаются неизменными. Цель написания письма.

Деловое письмо - это источник информации и одновременно, документ, составленный обычно на бумажной основе, призван служить достижению определенной поставленной цели.

Цели написания делового письма могут быть разнообразны: от - заявления о существовании организации и перечень их продукции и услуг.

К - решение конкретных проблем, связанные с ценообразованием, сроками платежа, поставками продукции и разнообразными другими вопросами.

В общем виде деловые письма во внешнеэкономической деятельности могут быть посвящены следующим вопросам:

сотрудничество с иностранными фирмами

участие в торговой и коммерческой деятельности

сотрудничество в рамках консорциума

вопросы, связанные с подготовкой и реализацией контракта, цене контракта, формам расчета и условиям платежа,

командирование специалистов

подготовка иностранных и национальных кадров

рекламации и урегулирования претензий

медицинскому обслуживанию и другим вопросам.

По функциональному назначению выделяют три типа коммерческого переписки:

1. Запрос - ответ на запрос

2. Предложение (оферта) - ответ на предложение, 3. Рекламация (претензия) - ответ на рекламацию.

2. Требования к оформлению бланков

Бланк письма имеет большое значение в деловой переписке. По бланку, его дизайна, полиграфическом исполнению характеристикам бумаги будут судить о престиже отправителя и серьезность его намерений.

Практика показывает, что для ведения внешнеэкономического переписки необходимо:

- Изготовить специальный бланк, который не использовался в срединные страны

- Он должен быть отпечатан на английском языке (или на национальной и английском) и соответствовать общему уровню дизайна бланков деловых писем

- Бумага должна быть высококачественных сортов (за рубежом для изготовления бланков деловой корреспонденции используется бумага с водяными знаками)

- Полиграфическое бланк изготавливается с помощью одного - двух цветов.

Реквизиты бланке

Главным реквизитом бланка название предприятия, организационной формы - отправителя письма.

Она должна легко читаться, рядом с эмблемой фирмы - должно быть их трактовки.

Указывается полный адрес предприятия, номера телефонов, телекс, факс.

Номер р /, прочие банковские реквизиты не приводятся. Отсутствие факса - непонятные вопросы у получателя.

Размещение реквизитов на бланке не имеет жесткой регламентации.

Название фирмы - в левом или в правом углу. Адрес, телефон, факс - в противоположном углу (или в нижней части бланка).

Регистрационные номера на 1-м экземпляре могут относиться или только на 2-м экземпляре. Ручка не проставляются.

Подпись - чернильной ручкой.

Печати на письме не ставятся.

3. Требования к составлению текстов внешнеэкономических писем

В современной деловой корреспонденции практически не используются печатающие машинки.

Тексты готовятся на компьютере редактируются и распечатываются на принтере.

Это позволяет

- избежать подготовки черновика

- использование лазерных принтеров позволяет достичь максимальной четкости в выполнении текста

- использование компьютерной техники позволяет упростить отсылку писем одинакового содержания на различные адреса.

Выполнение текста письма с использованием компьютерной техники не может выдвигаться в качестве обязательного условия для начального этапа развития данного вида деловой переписки.

Формат листа.

Для написания письма используют формат А4. Объем текстовой информации письма не влияет на выбор формата его бумажного носителя (как в отечественном делопроизводстве).

Если письмо на нескольких страницах - в начале каждой новой страницы указывают: адресат, дату и номер страницы, затем проводят линию и продолжают текст. Можно использовать промежуточные бланки котором указывается только название предприятия, организации, а другие реквизиты не указывают.

Оформление конверта имеет такое же значение как и оформление бланка.

На конверте - расположить название отправителя или его фирменный знак.

Формат конверта должен обеспечивать соблюдение принципа, который не позволяет сгибание страницы более чем один раз. За рубежом используются:

- конверты, имеющие окошко для адреса (адрес получателя, написанная на бланке).

- специальные адресат ори изготавливают этикетки с машинным оттиском адреса получателя.

- при массовом отправке материалов - их упаковка в полиэтилен, с нанесением адреса получателя и знаков почтовой оплаты.

Адрес размещаются или слева, или справа бланке, сразу после реквизитов.

1-я лента - имя (инициалы) и фамилия адресата.

2-я лента - должность.

третьей лента - название предприятия, организации.

Далее почтовый адрес.

После написания адреса отдельной строкой указывают город отправителя, число, месяц и год.

После этого начинается основная часть письма.

Стиль письма.

Независимо от содержания, стиль делового письма должен носить доброжелательный, партнерский характер, в котором бы сочетались природные нормы человеческих отношений и интересы дела, не подчеркивались значимость своего собственного служебного положения.

Всю корреспонденцию можно разделить на:

Формальные письма - подготовленные от имени предприятия, фирмы другой фирме и которые носят официальный характер.

Неформальные письма - составляются после официального знакомства, после
установление партнерских взаимоотношений рабочими одного уровня
(Например, менеджером по сбыту одной фирмы аналогичном
менеджеру другой фирме) с предложением о личной встрече для
обсуждения деловых вопросов, обмена информацией. Например,
для формального письма характерно обращение: «Уважаемый господин
Риду », в неформальном -« Дорогой Джон ».

Основное содержание письма.

Содержание письма находится в зависимости от целей его написания. Должен соответствовать требованиям:

- Уравновешенности.

- краткость.

- доступности и однозначности понимания.

Обращение.

Его отсутствие

Загрузка...

Страницы: 1 2