Реферат на тему:


Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск






Загрузка...

«Основные моменты протокола»

Протокол - это одна из самых массовых видов документации: в нем фиксируется ход и результаты работы коллегиальных органов (как постоянных, так и временных), а также различных совещаний, обсуждений ат др.. В протоколах отражаются все выступления по вопросу. рассматриваемой и принятые в результате обсуждения решения (эта группа протоколов не включает специфических протоколов судебно-следственных органов и дипломатической службы).

Кроме того, протокол - это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им задач.

Протокол ведет секретарь или другое специально назначенное лицо.

После собрания в распоряжение секретаря передаются все письменные материалы собрания: листья регистрации присутствующих, тезисы докладов и содокладов, проекты решений, письменные вопросы участников собрания к выступающим и др..

Практикуется ознакомления выступающих с записями секретаря, перед тем, как протокол печататься (во избежание искажений и неточностей).

Подбирать кандидатуру секретаря на ответственное совещание надо очень требовательно: ведь хороший протокол может составить только человек грамотный, опытный, компетентный в тех вопросах, которые обсуждаются.

В ближайшие 2-3 дня после собрания протокол должен быть полностью оформлен и подписан председателем и секретарем собрания. Протокол общего собрания (заседаний, совещаний) подписывают председатель и секретарь, а протоколы заседаний различных комиссий - все члены президиума. Протоколы должны нумерацию с начала года, которая одновременно означает и количество проведенных заседаний.

Есть особенности в нумерации этих деловых бумаг: в протоколе сессии Совета указывается номер сессии и номер созыва Совета (Инструкция по делопроизводству в исполкомах, сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся СССР, п.19. К., 1917).

После перепечатки и вычитки протокол рассылают всем участникам совещания, а также тем работникам, которых касаются принятые решения.

заголовку протокола служит название коллегиального органа или совещания, например:

Протокол № 2

14 февраля 1973

заседание научно-технического Совета по проблемам озеленения города

Всего членов Совета

Присутних_________ (регистрационный листок прилагается)

Председатель засидання___________

Секретар________________

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В первой части указывается фамилии и инициалы председателя и секретаря собрания, а также всех присутствующих членов коллегиального органа и приглашенных. В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, а затем приглашенные называнием должностей, которые они занимают, и организаций, которые они представляют (фамилии записываются в алфавитном порядке). При большом количестве присутствующих на заседании их список составляется отдельно в виде приложения, а в протоколе указывается лишь общее число присутствующих. Эта часть протокола содержит также повестку дня заседания с перечислением вопросов, рассматриваются.

Основной текст протокола делится на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Каждый раздел строится по традиционной схеме: слушали - в ступили - приняли.

Слово СЛУШАЛИ, как правило, печатается прописными буквами, после него ставится двоеточие. В следующей строке с абзаца указывается инициалы и фамилию докладчика, тему доклада (сообщения), например:

1.СЛУХАЛЫ:

В.С.Ткаченка - отчет правления о работе колхоза за 1973

Или:

1.СЛУХАЛЫ:

Доклад председателя правления В.Т.Мельника о хозяйственной финансовой деятельности колхоза за 1973

Далее излагается основное содержание доклада или указывается, что такт ее прилагается.

Так же оформляется раздел ВЫСТУПАЛИ.

Раздел ПОСТАНОВИЛИ (Постановили) печатают через три межстрочных интервала после предыдущего текста. В нем полностью выкладывается принято решение, которое может состоять из одного или нескольких пунктов или иметь вид резолюции, то есть состоять из двух частей: констатирующей и революционной.

В констатирующей части подчеркивают значение обсуждаемого вопроса. отмечают достижения и недостатки, а в резолюционной - мероприятия, направленные на выполнение поставленных задач.

Если в решении есть разные по характеру вопросы, то оно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Одни решения вступают в законную силу сразу после того, как они были приняты на общем собрании, другие - после утверждения соответствующими органами управления или должностными лицами.

Исполком местных Советов рассылают и публикуют решения, принятые на заседаниях исполкома, а также решения, принятые сессиями местных Советов, как отдельный от протокола текст. Такое решение подписывает председатель и секретарь исполкома местного Совета, а не голова и секретарь сессии.

Существует еще краткая форма протокола: это перечень вопросов, которые рассматривались, фамилии и инициалы выступивших (без изложения выступлений), а также содержание принятых решений.

Примечание. Текст полного протокола начинают с порядкового номера вопроса повестки дня, здесь же пишут слово слушали и ставят двоеточие, а затем с новой строки - инициалы и фамилия, иногда в кадках указывается должность или место работы. Далее кратко излагается суть выступления. Это изложение может иметь форму прямой речи (от первого лица), например: Рекомендую избрать в состав бюро товарища Савчука. Это может быть косвенная речь (от третьего лица), например: Н.К.Волошко отметил, что необходимость улучшения ... Это может быть и безличная форма (в выступлении отмечалось, что технические средства обучения используются недостаточно).

Вопросы, относятся на собрании к выступающим, тоже записывают в протокол в форме прямой речи.

Принятые решения записывают, начиная чаще словам Утвердить ту или иную доклад, одобрить те или иные меры, такую-то информацию принять к сведению и др..

Результаты голосования по каждой кандидатуре записываются следующим образом:

1.По Григоришина Ю.П. подано 54 голоса, против - 0, воздержался - 1.

«Особенности употребления числительных

в деловой речи »

числительных. (Записи цифровой информации).

1) Простой количественное числительное, который называет однозначное число (без указания единицы измерения) в записи воспроизводится словом, а не цифрой (дефектных изделий ... должно быть не более двух). Так же пишутся однозначные числительные, которыми обозначаются временные границы (испытания должны продолжаться три-пять месяцев). Если однозначное число сопровождается наименованием единиц измерения, оно пишется цифрами (7 центнеров сена).

2) Сложные и составные числительные обычно записывают цифрами, кроме тех случаев, когда ими начинается предложения (сравните: Было забраковано 28 изделий из этой партии и Двадцать восемь изделий из этой партии было забраковано). Целые числа, которые выражаются несколькими знаками, принято записывать, разбивая их на классы с использованием пробелов. Место пропусков зависит от системы исчисления (при десятичной - каждый четвертый знак: 100000 т, 253530 руб.).

3) Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если запись ведется арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в текст с падежным окончанием (по 3-му классу точности, радиоприемники 1-го класса). При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз изделия 1, 2 и 3-го сортов.

Загрузка...

Страницы: 1 2 3 4 5