Реферат на тему:


Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск






Загрузка...

Контрольная по делопроизводству

"Реквизиты документов"

Введение.

Значительная часть управленческих функций не только осу-ществляется с помощью докумен-тов, но и находит здесь свое отражение. К каждому из них предъявляются определенные требования: соответствие к своему назначением ния, достоверность и юридическая сила, четкая структура и удобство в обработке.

Важная задача нынешнего этапа - упрощение ра-боты с документами, ускорение их составления и оформ-ления. Этой цели служили утверждены стандарты системы организационно-распределительной документации ГОСТ 6.38-72 (Основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-образец). Постановлением Госкомитета стандартов СССР от 27.03.90 № 622 вместо этих ГОСТов введен в действие с 01.01.91 ГОСТ 6.38-90 . Он представляет собой единые, научно об-основанные правила подготовки и оформления документов. Введение таких правил создает необходимые предпосылки для более детальной унификации документов, в свою очередь будет способствовать использованию их в автоматизированных системах управле-ния.

Стандарты устанавливают наиболее общие правила составления документов, а также регламентируют машинопись-не оформление их отдельных реквизитов. Организационно-рас-рядча документация развивалась полвека стихийно, что повлекло за собой возникновение множества видов и разновидностей докумен-тов, использование различных вариантов оформления отдельных реквизитов. Поэтому она особенно нуждалась стандартами ции.

Принятый стандарт вносит некоторые дополнения и из-менения в ранее установленные правила, по-другому решает где ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации, системы организационно-распорядительной документации, тре-бования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1990.

вопросы составления и оформления документов. ГОСТ 6.39-90 содержит ряд новых требований к оформлению отдельных реквизитов, изменены размеры полей и др..

Реквизитами называют элементы, из которых составляются документы. Совокупность реквизитов и составляет формуляр доку-ментов. Он зависит от его назначения, конкретного содержания. К элементам документам относятся дата, подпись, адре-са, заголовок и др.., А также текст.

Организационно-распорядительные документы должны склада-ся в строгом соответствии с ГОСТом.

Количество признаков, т.е. реквизитов, различна и определяется документом, его видом, содержанием. ГОСТ 6.38-90 устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения.

Формуляр-образец организационно-распорядительных документов.

Для изготовления любого из организационно-распорядительных доку-ментов необходимо усвоить правила формуляра-образца.

формуляр-ОБРАЗЕЦ - это модель построения формы документа, которая устанавливает область применения, форматы, размеры берегов, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты (ДСТУ 2732 - 94) (рис. 1 - 3).

Реквизиты - это совокупность обязательных данных в документе, без которых он не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы.

При оформлянни организационно-распорядительных документов ис-зуется такой состав реквизитов:

1 - Государственный герб

2 - эмблема организации

3 - изображение наград

4 - код организации

5 - код документа

6 - название министерства или ведомства

7 - название предприятия (учреждения, организации, фирмы)

8 - название структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке

10 - название вида документа

11 - дата

12 - индекс (исходящий номер документа)

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа

14 - место составления или издания

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат

17 - гриф утверждения

18 - резолюция

19 - заголовок к тексту

20 - отметка о контроле

21 - текст

22 - отметка о наличии приложения

23 - подпись

24 - гриф согласования

25 - визы

26 - оттиск печати

27 - отметка о заверении копии

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель

31 - отметка о поступлении.

Реквизиты бывают: постоянные переменные.

Постоянные реквизиты наносят, когда изготавливают унифицированную форму или бланк документа, а переменные - при его составлении.

Каждый из реквизитов имеет свою длину, определенную в формуляре-образце. Длина реквизита - это количество графических знаков и пробелов, нужна для записи реквизита на документе.

Для более четкого усвоения правил формуляра-образца ОРД на рис. 4 показано фактическое расположение реквизитов (обозначено цифрами в кружках), а также приведены образцы документов (служ-Бови письмо изготовлено на бланке формата А5, а выписка из Протоколы - на чистом листе бумаги формата А4 по ГОСТ 6.38- 90 «Система организационно-распорядительной доку-ментациы. Требования к оформлению документов»).

Формуляр-образец ОРД определяет рабочую площадь и берега доку-мента (на рис. 4 берега заштрихованы).

Рабочая площадь документа - это площадь унифицированной формы или бланка документа, предназначенная для заполнения основными рекви-зитамы.

Берега документа - это площади, предназначенные для закрепления в-кумента в технических средствах хранения, а также для нанесения специальных меток изображений.

ГОСТ 6.38-90 (ГОСТ 9327 - 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») устанавливает два формата бумаги для изготовления служебных документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм) .

В ГОСТ 6.38-90 установлены следующие размеры берегов формуляра-образца:

левого - 20 мм (8 пробелов)

правого - не менее 8 мм (3-4 пробелы)

верхнего - не менее 10 мм (3-4 интервала)

нижнего - не менее 8 мм (2-4 интервала).

Однако на практике в большинстве случаев придерживаются размеры полей в соответствии со старым ГОСТ 6.39-72 «унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной доку-ментациы. Формуляр-образец »:

левого - 35 мм (13 пробелов)

правого - не менее 8 мм (3-4 пробелы)

верхнего - 20 мм (4 - 5 интервалов)

нижнего - не менее 19 мм (для формата А4) не менее 16 мм (для формата А5).

Левый берег предназначено для нанесения реквизитов 2, 20, а также для закрепления документа в технических средствах хранения; правый берег - это резерв, оставленный для сохранения текста документа; верхний берег предназначено для проставления страниц, нанесение реквизитов 1, 4, 5 : нижний - для нанесения реквизитов 29, 30, 31.

Если документ оформляют также и на обороте листа (срок хранения такого документа должен составлять не более 3 лет), то левый и правый берега на обороте соответственно меняются местами (левый - 8 мм, правое - 20 мм), а верхнее и нижнее - остаются без изменений.

В документах, изготавливаемых на листах формата А4 и

Загрузка...

Страницы: 1 2 3