Реферат на тему:


Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск






Загрузка...

Проектирование информационно-технологических систем систем сбора отчетных данных для корпоративных о & lsquo; объединений

Проблема организации сбора различных отчетных данных была, есть и будет актуальной в различных сферах человеческой деятельности. Но особенно важной она является для корпоративных объединений, имеющих отделения во всех районах страны и регулярно собирают через свои местные подразделения отчетные данные, исчисляемые миллионами или десятками миллионов документов. К таким корпоративных объединений можно отнести Госкомстат, Налоговую администрацию, Государственный и негосударственные пенсионные фонды, крупные банки, страховые компании и др. Отчетные документы сами по себе являются «документами строгой отчетности» (то есть они должны обязательно регистрироваться при подаче в соответствующее ведомство и при их дальнейшем перемещении).

Общий подход к проектированию информационных технологий сбора различных отчетных данных в корпоративных о & lsquo; объединениях, в том числе, банках и страховых компаниях, выбора комплекса методов и средств автоматизации этапов этих технологий, обеспечивающих оптимизацию времени и трудозатрат на формирование электронных версий отчетных документов является актуальным для сегодняшнего дня.

Структура корпоративных о & lsquo; объединений

Поскольку структура крупных корпоративных объединений в большинстве случаев соответствует иерархической территориально-административной структуре государства, сбор отчетных документов в них обычно проводился (и сейчас проводится) по иерархическому принципу: "первоисточник данных" район область центр, то есть структура системы сбора отчетных данных обычно соответствует структуре корпоративного объединения (хотя в некоторых случаях эти структуры могут отличаться). При этом сбор, регистрация, проверка полноты и корректности данных и начальное обработки первичной отчетности проводятся обычно на районном уровне, на областной уровень передается обобщенная в районах информация, а в центр отправляется информация, обобщенная по областям. далее подрздил, принимающих отчеты, будем называть получателями, а подразделения, формирующие отчеты - абонентами). Очевидно, что абонентами является только первоисточника (они формируют отчеты на основании Своих первичных данных), только получателем - центр корпоративного объединения, а подразделения промежуточных уровней есть и абонентами и получателями одновременно.

Отчетные данные получателя считаются полными, если они включают отчеты всех его абонентов. Отчетные данные считаются корректными, если они соответствуют правилам корректности отчетных данных, принятых в данном корпоративном объединении.

Проектирование информационной технологии сбора отчетных данных

Главной целью процесса сбора корпоративным объединением отчетных данных любого типа является формирование центральной комп & lsquo; ютерной базы отчетных данных. Но "первоисточник" может готовить отчетные данные как на электронных, так и на бумажных носителях, то есть технология сбора отчетных данных должна обеспечивать формирование электронных версий бумажных отчетных документов до того, как отчеты надо записать в центральную базу отчетных данных.

Если прием и передача данных в электронном виде не требует много времени и трудозатрат, то ввод данных с бумажных носителей является одной из самых трудовитратних операций.

Как было сказано выше, в системах сбора отчетных данных именно на районные подразделения (местные органы корпоративного о & lsquo; единения, уполномоченные на сбор отчетов) ложится основная нагрузка по сбору, регистрации, введению отчетных данных с бумажных форм в компьютер & lsquo; Компьютер, а также проверке полноты и корректности данных.

Информационную технологию сбора, регистрации, введения в базу данных, контроля полноты и корректности данных дальше будем называть информационной технологии отработки отчетных данных (имеется в виду только получение электронной базы полных и корректных отчетных данных, обработка которых будет проводиться на следующих этапах).

Циклом отработки отчетных данных будем называть процесс формирования полных и корректных элтронных версий первичных отчетных документов (в виде баз данных или отдельных файлов), включающий следующие этапы:
1. Подготовка или корректировки первоисточником отчетных документов на том или ином носителе данных;
2. Контроль корректности отчетных документов первоисточником и возвращение к п.1 при обнаружении ошибок;
3. Передача отчетных документов в местный орган по приему отчетов
4. Регистрация отчетных документов в местном органе по приему отчетов
5. Введение отчетных данных в базу системы отработки данных местного органа;
6. Контроль корректности введенных отчетных данных и их возвращение первоисточнику при обнаружении ошибок (возврат к п.1)
7. Формирование электронных версий отчетов и их введение в базу отчетов местного органа.

Методы подготовки и ввода отчетных данных

Для подготовки и ввода отчетных данных используются различные методы и средства, которые можно условно разделить на ручные, механизированные, автоматизированные и автоматические.
2.1. Если отчетные данные вносятся первоисточником в стандартные отчетные формы вручную (вписываются от руки), то это ручной метод подготовки отчетных данных;
2.2. Если отчетные данные вносятся первоисточником в отчетные формы с помощью механического или электро-механического устройства, то это механизированный метод подготовки отчетных данных;
2.3. Если подготовка и / или введения в компьютер & lsquo; Компьютер выполняются человеком для каждого отдельного элемента отчетных данных (то есть с существенной долей ручного труда), то это автоматизированные методы;
2.4. Если данные готовятся и / или вводятся в компьютер & lsquo; Компьютер в виде массива данных, с минимальным участием человека (например, человек только инициализирует программу подготовки и / или ввода данных, то это автоматические методы;

Выбор средств подготовки и ввода отчетных данных

Очевидно, что при использовании на всех этапах автоматических методов и средств скорость отработки данных является наиболее высокой, а время и трудозатраты - минимальными. проте это возможно только при условии полной комп & lsquo; ютеризации всех этапов технологии отработки и передачи данных, пока обеспечивается далеко не во всех случаях. Поэтому при проектировании информационных технологий должны быть обеспечены все возможные варианты подготовки и ввода отчетных документов и выбраны следующие методы и средства, обеспечивающие оптимизацию цикла отработки отчетных данных не в идеальном, а в конкретном случае, с учетом возможностей обеспечения определенного уровня автоматизации.

Автоматизированные рабочие места для ввода отчетных данных и формирования отчетов

Для ввода в память компьютера & lsquo; ютера отчетных данных с рукописных или машинописных бумажных форм часто используются программно-аппаратные комплексы, представляющие собой персональные комп & lsquo; Компьютеры (ПК) с программным обеспечением, ориентированным на введение операторами данных определенного типа. Такие комплексы обычно называют автоматизированными рабочими местами (АРМ) для ввода данных и подготовки отчетов (АРМ подготовки отчетов или АРМ ПО). Экранные формы, выводятся АРМ & lsquo; ом на экран ПК, содержат набор полей, соответствующих полям бумажных форм. Поэтому с помощью АРМ ПО можно автоматизировано формировать базу отчетных данных, то есть вводить данные в поля экранной формы непосредственно из бумажной отчетной формы, редактировать их, проводить автоматический контроль корректности и обработки данных, а также формировать базу отчетных данных.

Если исходные данные уже были представлены в электронном виде (в виде набора файлов или базы данных), то есть полученные в результате предварительной проработки, для подготовки отчета достаточно превратить их (конвертировать) во входной формат, используемый для ввода в базы данных АРМ , а затем инициализировать процесс автоматического ввода.

Разработка программы преобразования (конвертора) обычно не вызывает затруднений и производится первоисточником один раз (если не меняются форматы выходных отчетных данных и форматы отчетов), а ввод данных в базу данных АРМ, контрРоль их полноты и корректности, а также подготовка отчетов производятся автоматически.

При вводе данных с помощью АРМ ПО доля ручного труда остается достаточно существенной, что приводит к перегрузкам нервной системы операторов, особенно, если разработчики АРМьа не учитывают эргономических факторов. Как показывает опыт использования подобных АРМьив, производительность труда операторов по вводу отчетных данных составляет в среднем от 60 до 200 документов за смену (в зависимости от типа документа).

При увеличении объемов отчетных данных существенно повысить производительность труда операторов практически невозможно и необходимо увеличивать количество АРМьив, то есть комп & lsquo; компьютеров и операторов (если для этого есть возможности).

4.1.1. Комплексы сканирования и распознавания

В последние годы для ввода отчетных данных из заполненных от руки или машинописным бумажных форм все шире используются оптические сканеры с автоматическими подателями бумаги и системы автоматического распознавания рукописных текстов (OCR / ICR).

Современные промышленные сканеры обеспечивают ввод до 200-300 страниц в минуту, а ICR обеспечивают достаточно высокое качество распознавания, верификации (проверка верности распознавания данных), и экспорт результатов в базы данных. Комплексы сканирования и распознавания (КСР) с использованием промышленных сканеров могут включать до 40-50 комп & lsquo; компьютеров. Процессы сканирования и распознавания происходят автоматически, а верификация результатов распознавания (не всех, а только неуверенно распознанных системой распознавания) проводится автоматизировано оператором-верификатором. Как показывает опыт использования таких систем, один оператор может проверить и откорректировать 500 - 1500 и более документов за смену (в зависимости от типа документов и процента их заполнения). Необходимо особо подчеркнуть принципиальное изменение роли человека (верификатора) в этом процессе по сравнению с ручным вводом: оператор не вводит данные, как при работе с АРМ & lsquo; ом, а только перевверяет и корректирует неуверенно распознанные данные, и дает возможность существенного повышения производительности труда.

Однако эти средства автоматизируют только процесс введения отчетных данных с бумажных форм и частичной проверки соответствия электронной и бумажной версий данных. Для проверки полноты и корректности данных и формирования электронных версий отчетов необходимо использование дополнительных программных средств. Кроме того, для использования средств сканирования и распознавания необходимо выполнение ряда условий:
- для подготовки отчетных данных должны использоваться специальные бумажные формы, приспособленные к сканированию и автоматического распознавания;
- для обеспечения сканирования, распознавания, верификации и экспорта документов должен быть создан достаточно сложный программно-аппаратный многомашинный комплекс;
- технология сканирования и распознавания должна быть интегрирована в общую информационную технологию подготовки, сбора, обработки и хранения отчетных данных.

5. Оптимизация цикла отработки отчетных данных

Трудоемкость выполнения этапов цикла отработки первичных отчетных данных будет существенно зависеть как от формы их представления (на бумажных или электронных носителях), так и от средств автоматизации этапов этого цикла. Очевидно, что чем раньше будет создана корректная электронная версия отчетных документов и чем больше этапов будет выполняться автоматически, тем меньше понадобится итераций по отработке данных и, соответственно, уменьшится трудоемкость. В идеале все этапы должны выполняться автоматически, а процесс отработки - быть линейным (без возвратов для корректировки данных).

5.1. Отработка электронных первичных отчетных данных

Для формирования электронной версии отчета первоисточниками обычно используется упомянутый выше АРМ ПО, который обеспечивает и контроль корректности отчетных данных.

В качестве примера рассмотрим формирование отчета налогоплательщиком, использует в своей деятельности современную комп & lsquo; ютеризована бухгалтерскую систему. Обычно такие системы включают средства генерации отчетов в Налоговую администрацию или конверторы в входной формат АРМ ПО. После автоматического ввода данных в базу АРМ & lsquo; в автоматически проверяется корректность данных. Некорректные данные сразу же исправляются. Первоисточнику (налогоплательщику) необходимо только автоматически сформировать отчет и передать его (желательно, по Интернету) в местный орган налоговой администрации. В этом случае трудозатраты на отработку отчетных данных будут минимальны.

Если же у первоисточника нет Компьютерные & lsquo; ютеризованои бухгалтерской системы (т.е. бухгалтерская отчетность проводится на бухгалтерских бумажных формах), но есть возможность использования АРМ ПО (то есть комп & lsquo; ютера и соответствующего программного обеспечения), то с его помощью можно автоматизировано (вручную) ввести отчетные данные с бумажных форм и автоматически провести контроль корректности данных и формирования отчетов. Трудозатраты первоисточника на подготовку отчетов при этом растут, но все равно отчеты формируются первоисточником на электронных носителях, и на их введение в местном органе корпоративного о & lsquo; единения тратится минимум времени.

Таким образом, если отчет формируется первоисточником на электронном носителе на основании корректных первичных электронных отчетных данных и передается по электронным каналам связи, то цикл отработки отчетных данных является оптимальным.

К сожалению, реализация оптимальных циклов отработки данных возможна далеко не в всех случаях как по причине отсутствия комп & lsquo; компьютеров и доступа в Интернет в первоисточников данных, так и в связи с ошибками проектирования технологии сбора отчетных данных и средств автоматизации ее этапов. Например, если контроль корректности данных не проводится первоисточником и ошибки оказываются в местном органе по приему отчетов (еще хуже, если на более высоких уровнях), то трудоемкость и время отработки данных могут существенно возрасти.
5.2. Отработка бумажных первичнх отчетных данных
5.2.1. Подготовка отчетов в первоисточника

Если в первоисточника нет возможности использования АРМ & lsquo; в, отчет готовится в виде пакета бумажных отчетных документов и кажется в местный орган по приему отчетов, отчетные данные с бумажных документов можно вводить в память компьютера & lsquo; ютера автоматизировано, с помощью АРМ пО, или с помощью КСР.

Автоматизированный ввод с помощью АРМ является очень трудоемким, но АРМ обеспечивает контроль корректности данных и формирования отчетов. Данные в базе АРМ можно ввести автоматически только тогда, когда они представлены в виде файлов определенного формата.

Комплекс сканирования и распознавания обеспечивает быстрое автоматическое введение и распознавания данных, подготовку их в виде файлов (фрагментов баз данных) стандартного для этого комплекса формата, но для контроля корректности данных и формирования отчетов необходимы дополнительные средства.

Из вышеизложенного можно сделать вывод о целесообразности интеграции комплекса сканирования и распознавания (для автоматического ввода данных и подготовки файла отчетных данных) с АРМ подготовки отчетов (для контроля корректности данных и формирования электронных версий отчетов).

Подобная интегрированная система отработки данных будет обеспечивать:
- автоматический ввод в память компьютера & lsquo; ютера образов бумажных отчетных документов с помощью оптических сканеров;
- автоматическое распознавание образов документов с помощью системы автоматического распознавания;
- автоматизированную верификации результатов распознавания;
- автоматическое формирование результатов распознавания в виде файлов;
- автоматический ввод данных с сформированных файлов данных в АРМ подготовки отчетов
- автоматический контроль корректности данных;
- автоматическое формирование отчетов.

В процессе отработки данных с помощью описанного комплекса могут быть получены как корректные электронные версии отчетов (которые сразу записываются в базу отчетных данных), так и обнаруженные некоректни данные, которые могут быть исправлены только первоисточником. Последние фиксируются в протоколе ошибок и отправляются первоисточнику на поправку.

В результате обеспечивается запись в базу отчетных данных (и в базы отчетов более высоких уровней) только абсолютно корректных отчетных данных (в соответствии с правилами контроля корректности, реализованных в АРМ подготовки отчетов).

Проведение исследования позволяет сделать следующие выводы

1. Разработаны принципы построения типовой информационной технологии подготовки, сбора, введение в базу данных, контроля полноты и корректности отчетных данных в корпоративных объединениях (информационной технологии отработки отчетных данных);
2. Выбран методы и средства, обеспечивающие комплексную автоматизацию подготовки электронных версий отчетов
3. Предложена структура интегрированного комплекса сканирования, распознавания и формирования электронных версий отчетов, обеспечивает возможность быстрого обработки и формирования корректных версий отчетов, представленных как на электронных, так и на бумажных носителях.

Загрузка...