Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск
Вхід в абонемент


Интернет реклама УБС






Контрольная работа
по предмету: "Документоведение и делопроизводство"

Содержание

1. Хранение документов в структурных подразделениях учреждения

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.

Экспертиза ценности документов приводятся в соответствие с нормативными литературными документами. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность сохранения других документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляются и утверждаются архивной службой; минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены. < /p>

С целью расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится в следующих случаях:

  • при составлении номенклатуры дел
  • при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
  • при подготовке дел к следующему сохранения в архиве
  • в процессе подготовки документов к передаче по организации на хранение в государственный архив.

Для проведения экспертизы ценности документов, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистовой рассмотрением дел постоянного хранения и дел с оценкой в перечне экспертно-проверочной комиссии архивного органа для дел временного хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляется опись для постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащие сохранению по единой, регламентированной государственной архивной службой форме.

Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, акты о выделении документов к уничтожению, номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. < /p>

Организации, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о выделении к уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному состав за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Дела и документы, предназначенные для уничтожения сдаются в конторы, которые занимаются приемом вторичной сировигны. Дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной накладной указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после внесения изменений в учетные документы службы делопроизводства и ведомственного архива.

Подшивка вновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел производится только после ее полного завершения.

Решение экспертной комиссии и требования о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителя организации.

Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для долговременного хранения документов определенную сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного подразделения).

Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно небольшого габарита и массы.

Большая часть документов, находящихся на оперативном хранении, выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них. Для обеспечения сохранности таких документов и содержания их в определенном порядке применяется несколько видов технических средств: лотки, кассеты, картотеки настольные и другие.

Лотки и кассеты позволяют хранить на поверхности рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела). Наиболее эффектные поворотные лотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4. Применяются также коробки для хранения документов из пластмасс, охраняющих их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок с документами.

Наиболее эффективны для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подаче документов к рабочей зоне или на стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами документов, хранящихся и частотой обращения к ним.

Сохранение документов в автоматизированных картотеках в соответствии с требованиями к такому сохранения.

Речь идет о сохранении магнитных материалов (лент, дисков). Учет, хранение и использование машинных документов в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Она принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы, аннулирует документацию в машине, выдает ее пользователям, передает на архивное хранение.

На каждый носитель заводится учетная карточка, куда вносится данные по его эксплуатации и следующие основные показатели: код, регистрационный номер; краткое содержание, дата создания документа, срок хранения; код регистрации, вид носителя для сохранения и другие.

Информативно-поисковый аппарат составляют журналы, картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки.

Выдача документов для использования осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом.

2. Составить номенклатуру дел канцелярии (службы документации)

Пример номенклатуры дел канцелярии учебного заведения.

Индекс структурного подразделения | Наименование дела | Количество

томов | Срок хранения и № ст.З перечнем | Примечание

472/1 | Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров общие | 1 | 5/15

472/2 | Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров по личному составу | 1 | 5/15

472/3 | Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров по студентам | 1 | 5/15

472/4 | Внутренняя переписка о постановке учебной и ин.роботы | 1 | 3/204

472/5 | Указания декана по факультете | 1 | 5/204

472/6 | Переписка с предприятиями,


Страницы: 1 2