Реферат на тему:


Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск






Загрузка...
Службы персонала: организация и функции

Службы персонала: организация и функции

План

1. Организация работы кадровой службы предприятия

2. Делопроизводство в работе кадровой службы предприятия

Организация работы кадровой службы предприятия

Работа с кадрами предприятия осуществляется специализированным функциональным подразделением предприятия кадровой службой.

Следует отметить, что в современной литературе, а также в практике деятельности различных предприятий используются такие названия, как: отдел кадров, служба кадров, отдел по работе с персоналом и т.д. Все эти названия имеют одинаковое значение для деятельности предприятия и выполняют функции организации работы с персоналом конкретного предприятия.

Роль кадровой службы в аппарате управления непрерывно растет. Так, в период становления рыночной экономики в Украине возникает необходимость в обоснованном подборе, организации обучения, повышении квалификации, правильной оценке и воспитании кадров предприятия. Особенно возрастает роль кадровых служб по набору выпускников техникумов, институтов и университетов, которые владеют современными знаниями по таким дисциплинам, как: маркетинг, менеджмент, рыночная стратегия, ценообразование и т.п. Кроме этого, необходимо также систематически повышать квалификацию как работников аппарата управления, так и работников, занятых оперативной деятельностью.

По статусу служба управления персоналом является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Руководит деятельностью службы, как правило, директор по кадрам, в подчинении которого могут находиться ряд отделов, секторов или групп отдельных работников, образованных по функциональному принципу (отдел кадров, сектор обучения и развития персонала, группа стимулирования и оплаты труда, менеджер по коммуникациям, инженер по технике безопасности и т.д.).

Направления деятельности кадровой службы обусловлены теми же факторами, что и всего предприятия. Они определяют функции службы управления персоналом. й кадровой службы одним работником или сообщения должности кадровика с какой-либо другой (например, часто функции кадрового делопроизводства выполняет секретарь, бухгалтер, юрист). А функции менеджера по персоналу принимает на себя сам директор предприятия сам подбирает работников, сам назначает им зарплату, сам решает, какие курсы повышения квалификации им необходимы и т.д.

Мировой опыт показывает, что "критической массой", при которой появляется реальная потребность в создании самостоятельного структурного управления кадрами с помощью профессионала в области человеческих ресурсов, можно считать наличие на предприятии 50-70 работников. Именно в этом случае открытия должности менеджера по персоналу экономически оправданным.

Среднее по численности предприятие требует создания группы специалистов по кадрам (2-4 специалиста) или отдела кадров.

В большой производственной или коммерческой структуре возникает необходимость в создании разветвленной службы управления персоналом по различным направлениям деятельности в области человеческих ресурсов, возглавляется директором по персоналу или заместителем генерального директора (рис. 6.1).

При этом директор по персоналу лично решает следующие вопросы:

философия и политика предприятия по работе с персоналом;

организационная и функциональная структуры предприятия;

статистическая отчетность;

трудовое законодательство;

связи с профессиональными объединениями, клубами;

связи с правительственными, городскими, местными профильными организациями.

Деятельность кадровой службы предприятия регламентируется Положением о кадровой службе.

Это положение включает следующие разделы:

1. Общие положения: должно быть указано, что кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением аппарата управления и подчинена руководителю предприятия.

2. Задачи отдела: указываются задачи по кадровому обеспечению, формирование стабильного трудового коллектива, снижение текучести кадров и укрепления трудовой дисциплины.

Задачи соответствующего подразделения (отдела кадров, службы персонала и т.д.), как правило, заключаются в следующем:

разработка и реализация кадровой политики предприятия в соответствии с внутренними стандартами и современных концепций управления персоналом;

создание и поддержка информационно-аналитической базы для принятия решений по вопросам управления персоналом;

организация безопасных условий работы работников предприятия, материального и морального стимулирования их деятельности.

3. Функции отдела: определяются исходя из установленных перед ним задач. Типичными основными функциями подразделения являются:

участие в разработке и реализации целей и политики предприятия в области управления человеческими ресурсами; разработка и реализация комплекса планов и программ развития персонала предприятия;

прогнозирования и планирования потребности в персонале, участие в решении задач, связанных с удовлетворением каждого работника условиями, содержанием и характером работы. Улучшение качественного состава персонала предприятия; создание условий, стимулирующих постоянный рост профессиональной компетенции;

формирование резерва кадров на основе анализа общей и дополнительной потребности в персонале и политики планирования карьеры (создание и постоянное дополнение информационной базы данных кадрового резерва, организация привлечения кандидатов, разработка способов и методов отбора кандидатов, разработка процессов найма и увольнения работников) ;

организация обучения персонала с применением методов диагностики и оценки эффективности персонала (организация профессионального тестирования новых сотрудников, организация переподготовки и повышения квалификации персонала в соответствии с требованиями рынка и потребностей предприятия; отбор персонала для обучения, разработка форм обучения, разработка адаптированных программ обучения; подбор преподавателей, проведение постоянного мониторинга рынка деловой и профессионального образования)

обеспечение социального равновесия, внедрение мероприятий по пойтиримкы благоприятного социально-психологического климата на предприятии, проведение психологического тестирования персонала, контроль за адаптацией персонала на предприятии;

повышение эффективности работы персонала на основе рационализации структур и штатов, управления дисциплиной;

совершенствованию организации оплаты и стимулирования работников предприятия (анализ рабочих мест, проведение распределения персонала по категориям, разработка форм и систем оплаты, разработка компенсационного пакета, организация процесса оценки эффективности труда работников, контроль ротации кадров)

обеспечение соблюдения норм трудового законодательства в работе с кадрами;

постоянное совершенствование форм и методов управления кадрами на основе внедрения современных научно обоснованных, в частности, компьютерных, технологий работы с персоналом, унификация документации по кадровому делопроизводству;

осуществления консультирования и подготовки рекомендаций руководству предприятия по вопросам правомерной защиты от противоправных действий по отношению к деятельности предприятия;

организация защиты жизни и здоровья работников и имущества предприятия, в частности, противопожарной безопасности; внедрение мероприятий по технике безопасности;

осуществление представительских функций от имени предприятия во внешних организациях, связанных с выполнением задач подразделения; выполнение функций подразделения по связям с общественностью, средствами массовой информации.

4. Права отдела: выражаются в полномочиях начальника отдела кадров и его работников, обусловленных должностными инструкциями, утверждает руководитель предприятия.

К правам отдела кадров могут принадлежать следующие:

вносить руководству предложения по совершенствованию деятельности предприятия, других структурных подразделений. Участвовать в подготовке перспективных планов развития предприятия, составлении его бюджетов;

привлекать к работе в рамках утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц с заключениемсоответствующих соглашений;

запрашивать необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач подразделения;

спрашивать в пределах установленного регламента и утвержденных форм необходимые официальные документы. Контролировать расстановку и правильность использования работников, состояние трудовой дисциплины в подразделениях предприятия;

вносить руководителю предложения о поощрении или применения в установленном порядке предусмотренных законом дисциплинарных мер к работникам предприятия, виновные в нарушении законодательства, решений органов управления предприятия, приказов и распоряжений высшего руководства и других нормативных актов предприятия.

5. Ответственность отдела: оговариваются ответственность начальника отдела кадров, его работников, в зависимости от должностных функций, и в целом отдела кадров.

Однако, в реальной украинской практике редко можно встретить формально закреплены взаимосвязи кадрового подразделения с другими структурами предприятия. Вместе с тем, во многих современных предприятиях налажено эти связи, поскольку такое формальное закрепление является средством по предотвращению конфликтных ситуаций между структурными подразделениями.

Вариант такой формализации может выглядеть следующим образом.

Подразделение по управлению человеческими ресурсами:

вместе с руководителями других структурных подразделений предприятия разрабатывает кадровую политику и планы ее реализации с учетом конкретных условий на предстоящий период и вносит предложения на рассмотрение руководства;

периодически (раз в год или по требованию) представляет руководству предприятия аналитические записки о кадровой ситуации с выявлением проблем и предложениями по их решения. Вместе с финансовым подразделением проводит анализ материальных и социальных стимулов для максимально полной реализации потенциала каждого работника. Контактирует с административно-хозяйственной службой по вопросам, связанным с удовольствием социально-бытовых потребностей работников (оперативное медицинское обслуживание, питаниеие, поставки промышленными и продовольственными товарами, транспорт и др.)

совместно со службой безопасности разрабатывает предложения по предупреждению утечки коммерческой информации предприятия, проверки лояльности работников, обеспечение безопасных условий труда, решения вопросов, возникающих в экстремальных ситуациях.

Дальнейшее совершенствование организации работы с кадрами на предприятии должно базироваться на разработке модели менеджера кадровой службы (рис. 6.2).

Делопроизводство в работе кадровой службы предприятия

Рациональная организация работы по управлению персоналом требует соответствующего делопроизводственного обеспечения.

Целью делопроизводственного обеспечения является организация работы с документами, формируются в системе управления персоналом.

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Оформление документов базируется на государственных стандартах унифицированных систем документации.

Документы по оформлению приема, увольнения, перемещения работников, предоставления отпусков, поощрения, взыскания, составляют группу документов по работе с персоналом. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, контракты с работниками предприятия, трудовые книжки, личные карточки и т.д. Все эти документы формируют личные дела работников предприятия.

Документация по работе с персоналом ведется с момента приема работника к предприятию. Она является самостоятельной группой, обусловлено определенными особенностями документирования работы с персоналом.

Основой для использования различных форм документов является подсистема унифицированных форм документов. В составе данной подсистемы разработаны унифицированные формы документов, обеспечивающих реализацию задач по приему, перевод, увольнение, поощрение, предоставление отпусков, оформление дисциплинарных взысканий, а также инструкции по применению унифицированных форм документов. С каждой из задач существует формадокументов: анкета, дополнения к анкете, заявление, представление, график, пояснительная записка, докладная записка и т.д.

Право приема работников на работу принадлежит руководителю предприятия. Руководитель может передавать предоставленное ему право приема на работу работников, как правило, только тем лицам из состава администрации, сфера руководящей деятельности которых распространяется на все предприятие в целом.

При приеме на работу работнику необходимо предъявить: паспорт, трудовую книжку, диплом об образовании (если есть), автобиографию, заявление о приеме на работу. Если вопрос о приеме на работу решен положительно, администрация предприятия заключает с принятым работником контракт. На сегодняшний день существует целый ряд типовых форм контрактов между предприятием и работником. Особенности контракта зависят от профиля предприятия и должности работника.

При приеме на работу работник кадровой службы обязан проверить все данные, внесенные работником в представлении документы. Одним из основных документов по работе с персоналом является личная карточка, в которой указывается: Ф.И.О., дата рождения, гражданство, номер и серия паспорта, домашний адрес сотрудника. Данные о стаже работы, а также о должностных перемещения работника указывают на основании записей в трудовой книжке.

При приеме на работу подается письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывают свою профессию, специальность и должность. Для заявления характерны следующие реквизиты: адресат, автор, наименование вида документа (заявление), текст, подпись составителя, дата составления

Заявление о приеме на работу является основанием для соответствующего приказа.

Приказами по персоналу предприятия оформляются: прием, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявления поощрений, меры воздействия к нарушителям и т.д.

Оформляются приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу ит.д. В приказах по персоналу предприятия констатирующая часть, как правило, отсутствует. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт такого приказа начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т.д.

При этом фамилия стоит печатать вполне прописными буквами, а имя и отчество строчными, затем указывается должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором составляется приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается рабочий. Образец группового приказа представлены в приложении.

В приказе о предоставлении отпуска указывается вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней, а также даты начала и окончания отпуска. Приказ по персоналу предприятия должен по каждому пункту содержать основание, в которой указываются документы, выступили основанием для издания приказа. После подписания приказа руководителем предприятия он должен быть передан структурным подразделениям, деятельность которых непосредственно связана с данным приказом (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.), для соответствующего согласования.

Для учета и контроля за работой с приказами по персоналу предприятия ведется журнал регистрации приказов по следующей форме:

№ приказа | Дата издания приказа | Краткое содержание | Кем подписан | Примечания

Автобиография это документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типовой формы не имеет и состоит произвольно. Однако, отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию рукописным способом. Форма изложения повествовательная. Вся информация излагается в хронологическом порядке и таким образом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловую квалификацию работника.

В автобиографии, как правило, указывают: название документа, имя, отчество и фамилия автора, число, месяц и год рождения, данные о родителях; образование и специальность по образованию; вид трудовойдеятельности; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

На каждого работника предприятия в кадровой службе формируется личное дело. В личное дело входят:

внутренняя опись документов, находящихся в личном деле;

заявление о приеме на работу;

контракт между работником и предприятием;

личный листок по учету кадров;

автобиография;

копия документа об образовании;

выдержки из приказов (о приеме, перемещении, увольнении)

справки и другие документы, касающиеся данного работника;

трудовая книжка.

К тому же, в кадровой службе предприятия должна вестись алфавитная книга (приложение А).

Трудовая книжка это основной документ, подтверждающий деятельность работника, и является основой для установления общего, непрерывного и специального стажа. При приеме на работу трудовая книжка заполняется всех работников, независимо от вида деятельности и формы собственности предприятия. В трудовую книжку вносятся: данные о работнике (Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, специальность), данные о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение). При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку, должны быть заверены подписью руководителя предприятия с печатью.

Для регистрации трудовых книжек на предприятии ведутся журналы регистрации трудовых книжек по следующей форме:

№ трудовой

книги | Ф.И.О. | №, дата и

формулировка

приказа о приеме

на работу | №, дата и

формулировка

приказа о

освобождение | Подпись

начальника

отдела кадров

Подготовка документов по личному составу требует соблюдения всех норм и требований, обеспечивает их юридическую силу.

Резюме

По статусу служба управления персоналом является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Руководит деятельностью службы, как правило, директор по кадрам, в подчинениии которого могут находиться ряд отделов, секторов или групп отдельных работников, образованных по функциональному принципу (отдел кадров, сектор обучения и развития персонала, группа стимулирования и оплаты труда, менеджер по коммуникациям, инженер по технике безопасности и т.д.). < / p>

В функции кадровой службы предприятия относятся: определение потребности в кадрах, планирование кадрового обеспечения и движения кадров; организация подбора, расстановки и воспитания персонала; исследование и анализ деловых, профессиональных и личных качеств работников предприятия; организация делопроизводства по работе с персоналом; оценка и аттестация персонала предприятия; организация обучения и повышения квалификации персонала; формирование кадрового резерва, подготовка руководящих кадров и управление продвижением по службе; улучшение условий работы и решение социальных вопросов; развитие мотивации, карьеры сотрудников.

Структура кадровой службы может быть разной в зависимости от специфики, масштабов деятельности предприятия, стратегии и тактики работы с персоналом.

Деятельность кадровой службы предприятия регламентируется Положением о кадровой службе, которое включает следующие разделы: общие положения (должно быть указано, что

Загрузка...

Страницы: 1 2