Реферат на тему:


Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск






Загрузка...

Заключение внешнеторговых контрактов

План

1. Проведение предварительных переговоров

2. Составление протокола о намерениях и предыдущего контракта

3. Составления и подписания внешнеторгового контракта

4. Литература

Проведение предварительных переговоров

Вторым этапом внешнеэкономической операции является заключение контракта. В основном во время заочной проработки предложений и запросов не удается решить весь комплекс технических и коммерческих вопросов, и поэтому заинтересованные стороны назначают время и место для переговоров. Как правило, переговоры о коммерческих условиях контракта (коммерческие переговоры) начинаются только после окончания технических переговоров.

Инициатива вступления в переговоры может быть обнаружена как продавцом, так и покупателем.

Предыдущие коммерческие переговоры являются обычным этапом согласования условий контракта. Спорные вопросы по коммерческим условиям соглашения и технических требований к товару решаются методом в торгування, который заключается во взаимном изучении объективных аргументов сторон и нахождении на этой основе взаимоприемлемых компромиссных решений.

Переговоры могут вестись перепиской (почтовым, телеграфным, телетайпной, путем личных встреч или по телефону. Переговоры по телефону достаточно широко используются при заключении сделок на массовые стандартизированные товары, когда основные условия соглашения являются типичными и заранее известны обеим сторонам. В этом случае телефон соглашаются только цена, количество товара и срок поставки. Потом стороны оформляют свою договоренность письменно. В биржевой торговле переговоры по телефону является основной формой ведения переговоров по заключению соглашений. Телефа ны переговоры достаточно часто используют также для подтверждения предложенных оферентом условий для окончания предварительных переговоров. Телефонные переговоры значительно облегчают контакты между сторонами и в этом смысле очень удобными.

Как правило, эти способы сочетаются в различных комбинациях, например, переговоры, которые начиналинассчосанмиосакиа переписке, могут быть продлены по телефону или во время личных встреч.

При подготовке к проведению переговоров желательно придерживаться следующих рекомендаций:

определить предмет переговоров; осуществить подготовительные мероприятия; разработать документацию отправки / приема делегации для проведения переговоров; подготовить технико-экономическое обоснование, утвердить базу договорных цен, подготовить и согласовать проекты документов; изучить фирму и членов делегации будущего партнера;

определить состав своей делегации, место и задачи каждого ее члена;

выработать тактику ведения переговоров: возможное распределение ролей участников, последовательность изложения вопросов, интересующих (первой выслушивается сторона, по инициативе которой происходит встреча), подготовить справочные и другие материалы, которые могут потребоваться в ходе переговоров, разработать пути решения разногласий и претензий (желательно иметь несколько вариантов решения потенциальных спорных вопросов), подготовить возможные ответы на вопросы партнеров.

Документация отправки / приема делегации для проведения пред- контрактных переговоров включает:

приказ о командировке специалистов в страну партнера или приказ о приеме делегации из страны партнера (см. Примеры, приведенные ниже)

при принятии делегации контрагента - калькуляцию стоимости приема и обслуживания иностранных делегаций и отдельных лиц в собственной фирме (см. Пример, приведенный ниже). При составлении калькуляции следует ориентироваться на действующие нормативы.

При проведении переговоров следует соблюдать общих норм протокольной практики, обычаев и условностей, принятых в международном деловом общении, центральным среди которых является принцип "международной вежливости" - соблюдение почтительности и уважения ко всему, что символизирует и представляет государство партнера, независимо от ее места и значимости в международном сообществе. Уважение к должностным лицам иностранных фирм и компаний, точное соблюдениепротокола создает благоприятную для переговоров ситуацию, рабочий настрой, который помогает контру истинному решению обсуждаемых вопросов и проблем.

Кроме принципа международной вежливости, в международной деловой практике принято придерживаться еще двух важных принципов:

принципа вежливого нейтралитета (cultural adiophora), который означает манеру поведения и деловой этике, согласно которым иностранец в период пребывания в зарубежной стране может по своему выбору придерживаться либо не следовать обычаям и традициям этого государства, не оскорбляя его жителей. Например, украинский бизнесмен, находясь в Индии, может вместо рукопожатия использовать сложить руки ладонями вместе на уровне груди, как у людей, которые молятся;

вежливого исключения (cultural exclusive), который означает принятые в данной стране манеры и обычаи, которых следует придерживаться иностранцу. Например, европейском бизнесмену, который находится в какой-либо стране Ближнего Востока, не следует одевать арабский строй.

Современный деловой протокол построен на основе рациональных обычаев практики делового общения, а не на "церемониях" и "ритуалах". Соблюдение общепринятых норм протокола - это первая существенный признак готовности партнеров серьезно вести дело. Умение четко и уважительно принять приглашенных иностранных партнеров (даже потенциальных), скромная и достойное поведение во время вашего визита к ним, постоянный деловой настрой, безразличное отношение к покупкам, спиртного, подарков и разного рода развлечений - надежно убедят партнера в серьезности ваших намерений. Суетливость, угодливость, мелкое попрошайничество, наоборот, порождают недоверие к сотрудничеству и деловых качеств потенциального партнера, его способности серьезно и разумно вести дело. Потеря собственного достоинства или, наоборот, проявление тщеславия и соблюдения принцы па - "проживем и без вас", "придут и другие» - такие неразумные или неосторожные действия сводят на нет деловые встречи и ведут к потере имиджа претендента в делових кругах.

Чувство меры и достоинства во всем, в том числе и в мелочах - это залог успешной организации и ведения международных деловых встреч и переговоров. Признаками не только протокольной практики, но и общепризнанной международной культуры делового общения являются: кто, как и где встречает визитеров (на вокзале, в холле, в кабинете), где И на каком уровне будут размещены члены делегации, насколько учитываются пожелания гостей при организации программы встречи. Протокольную вежливость нельзя заменять "доверительным" общением или стремлением строить отношения на основе "панибратства", действиями вдогонку, неправдивой многозначностью или явной растерянностью. Не следует переносить деловые встречи под самыми разнообразными предлогами, отменять их, заменять участников переговоров, поскольку это вызывает шок партнера или его раздражение и свидетельствует либо о неуважении к нему, или об абсолютной беспардонность виновной стороны. Как результат - снижение практической ценности и эффективности деловых встреч.

Обычно деловые переговоры проводятся между руководителями фирм или их уполномоченными представителями с участием специалистов. Первое лицо имеет право подписи контрактной и другой документации и, как правило, имеет при себе печать фирмы или личную печать. Лица, уполномоченные руководителем фирмы на ведение переговоров и подписание контрактной документации, должны иметь это право в соответствии с уставными документами фирмы и иметь при себе доверенность (letter of attorney) или другие письменные подтверждения таких полномочий. Среди таких лиц, кроме руководителя делегации, могут быть эксперты (компетентные специалисты по предмету переговоров или ЗТК), с правом подписи или без него. В составе делегации, кроме руководителей, могут быть "технари", переводчик и, референты и юристы, которые готовят необходимые материалы, текущие протоколы и документацию. Если у вас есть заранее подготовленный проект ЗТК, необходимо дать возможность партнеру предварительно ознакомиться с его текстом. Иногда в делегации можуть быть представители государственных, общественных организаций или другие сопровождающие лица, не имеющие прямого отношения к предмету переговоров.

При ведении переговоров все стороны должны придерживаться принципа честной и Справедливой деловой практики. Переговоры должны вестись добросовестно и иметь целью достижение своевременной соглашения на условиях соблюдения авторских, изобретательских и иных прав собственности третьих лиц.

приобретая сторона должна иметь возможность и время для объективной оценки уровня технического оснащения, подготовленности и торговой политики потенциального партнера, справедливости и разумности цены продукции. Стороны в пределах возможного, с соблюдением своих обязательств по конфиденциальности информации перед третьими лицами, должны информировать друг друга относительно своих предыдущих соглашений, о результатах практического использования продукции, предоставлять рекламу и необходимые данные, которые способствуют принятию положительного решения.

Деловые встречи или переговоры, направленные на подготовку или подписания ЗТК, целесообразно оформлять соответствующим протоколом с точным записи принятых решений или предложений. Такие протоколы хранятся определенный, согласованный сторонами срок, и является основой при продолжении переговоров, определяют обязательства сторон на текущий период, а также используются при возникновении споров или претензий. Более подробно о таких протоколы - в п.2.2.2.

По соглашению сторон переговоры могут протоколироваться (стенографироваться). Использование диктофонов допускается только по соглашению сторон. Все участники переговоров должны быть четко предупреждены о осуществляемый звукозапись или о присутствии на переговорах представителей прессы. Каждая из сторон имеет право потребовать стенографический отчет или копию записи переговоров, если такие осуществляются.

Для успешного ведения переговоров важно создать нормальный психологический климат, правильно выбрать тактику их ведения. В некоторых странах (США, Франция, Германия и др.) Налажена специальная подготовка лиц,которые проводят переговоры. Например, при выборе тактики ведения переговоров Гарвардская школа бизнеса (США) рекомендует тактику "принципиальных переговоров", в отличие от "мягких" или "жестких" переговоров. Выдвигая терминологию "принципиальные" переговоры, авторы выделяют четыре основных положения:

1) в переговорах следует отделять людей от проблем;

2) следует концентрировать внимание на интересах, а не на принципах;

3) рассматривать возможности, прежде чем принимать решение;

4) настаивать, чтобы результаты переговоров базировались на объективных данных. При проведении переговоров следует использовать законы психологии

например, разработанные Дейлом Карнеги. С правилами убеждения можно отнести следующие:

проявляйте внимание к мнению другого лица (никогда не говорите партнеру, что он не

имеет смысла)

старайтесь увидеть вещи глазами партнера;

проявляйте симпатию к его мыслям и интересов;

не стоит начинать переговоры по тем вопросам, по которым ваши мнения расходятся. Наоборот, акцент следует сделать на вопросы, по которым вы достигли согласия;

пытаясь убедить партнера в своей точке зрения, не говорите много сами, дайте возможность говорить партнеру;

если вы почувствовали нелогичность собственного высказывания или противоречие фактов, которые не нарушают основного тезиса, признайтесь в этом можно быстрее, пока партнер не перехватил инициативу;

начинайте и ведите переговоры в дружеском тоне. Другая сторона - не противник, а ваш партнер, ее успех - это и ваш успех, а не ваша поражение;

избегайте начинать переговоры по вопросам, на которые ваш партнер может сказать "нет". Старайтесь выкладывать вашу точку зорутак, чтобы партнер был вынужден отвечать "да";

старайтесь вести переговоры так, чтобы в результате обсуждения партнер думал, что предложенная вами идея - его собственная;

если у вас есть весомый аргумент, с которым ваш партнер не может не согласиться, старайтесь выразить Его можно позже или вообще не говоритьЕсли партнер сам придет к нему.

Для успеха деловой встречи нужно гораздо больше, чем найти подходящего партнера, нужно самому быть соответствующим партнером, знать о партнере, о его фирме, о его страну как можно больше, с одной стороны, предоставить о себе правдивую и полную информацию партнеру - с другое.

Ориентировочная технологическая схема ведения переговоров включает в себя следующие этапы: 1) первая встреча, приветствие, видрекомендуванпя делегаций. Переговоры обычно проводятся в специально предназначенном для этого помещении, а при отсутствии такового - в любом помещении после небольшой его подготовки с учетом таких условий:

партнеры не должны сидеть очень близко для предотвращения неудобства, но и не слишком далеко для того, чтобы создать доверительную атмосферу;

целесообразно принять меры по исключению внешних раздражителей (посторонних шумов, хождение, телефонных звонков и т.д.)

на столах не должны быть предметы и документы, которые не имеют отношения к переговорам;

желательно подготовить стол (вода, чай, кофе соки, сахар, печенье, конфеты, фрукты, салфетки, а при длительных переговорах - бутерброды)

на столах должны быть: степлер, прозрачные папки для бумаги, диктофон, блокноты для записи, авторучки - все желательно с фирменным логотипом;

в помещении должны быть: доска плакатов и для рисования мелом (не забыть губку для стирания), видеомагнитофон с телевизором для просмотра отснятых материалов, проектор для слайдов и экран. Вид проектора с учетом размера слайдов, тип видеомагнитофона необходимо заранее согласовать с партнером и проверить их исправность к переговорам;

необходимо иметь в оперативном доступе средства подготовки и размножения документов (печатные машинки, калькуляторы, миожильну технику, средства оперативной связи для запросов), а также технику для оперативной переплета (сшивание) документов;

2) объяснение целей и задач делегации - инициатора переговоров, вручение и принимаетния документов. С целью предотвращения разночтения и принятию неправильного решения желательно получить информацию в письменном виде из важных вопросов, требующих тщательного изучения и предварительного согласования. Если переговоры проводятся партнерами, которые свободно владеют обоими языками, то не возникает потребности в переводчики. Если же языковую среду разное, то обычно переговоры ведутся на языке принимающей стороны с участием переводчика, который хорошо владел терминологией предмета переговоров. Присутствие переводчика желательно, даже если вы хорошо знаете язык партнера, поскольку это, во-первых, обеспечивает точность перевода, позволяет не отвлекаться от предмета обсуждения при переводе сленга, специальных оборотов, терминологии во-вторых, дает вам дополнительное время для анализа аргументации партнера и принятия более взвешенных решений; в-третьих, позволяет следить за высказываниями участников делегации партнера, не предполагают, что вы понимаете их язык. Неосторожная фраза или реплика могут дать очень полезную информацию и повлиять на принятие решения;

3) обсуждение поставленных вопросов. Переговоры ведет руководитель делегации. Если обсуждаются принципиальные вопросы (например, кооперирования производства, прямые связи, установление длительных коммерческих отношений, заключения крупных и сложных контрактов), переговоры возглавляет руководитель предприятия. Переговоры могут быть поручены другому лицу - специалисту, но в любом случае это должно быть высококлассный специалист, свободно ориентируется в предмете переговоров, умеет проводить анализ предложений во время переговоров, чтобы не приостанавливать их, способен принимать решения в процессе переговоров.

Во время переговоров не следует злоупотреблять фразой: "Я сообщу (проинформирую) об этом свое руководство", - хотя конечно существуют ситуации, когда это единственно правильный ответ, потому что еще хуже обещать то, чего сам решить не в состоянии. Но если эту фразу взять на вооружение, то у вашего партнера может сложиться впечатление, что у вас или нет достаточного компетенции, или соответствующей квалификации. Если партнер поставил сложный вопрос, можно воспользоваться уклончивым ответом: "Это хорошее (интересное) вопрос (и я благодарю вас за него). Мы должны тщательно обдумать его (провести необходимые консультации). Ответ дадим позже".

Не следует пугаться дискуссии. Партнер, как и вы, ищет выгоды, и его предложения необходимо обсудить с максимальной выдержкой. Если это не нарушит паритета во взаимоотношениях, следует умело предложить компромисс.

В любом случае необходимо стремиться получить максимальный объем информации, касающейся предмета переговоров, а для этого следует вести переговоры инициативно, давать и получать точные, исчерпывающие ответы, не говорить того, в чем вы не уверены, но и не демонстрировать своего незнание, поскольку последнее может быть воспринято как некомпетентность.

Спонтанное обсуждения на переговорах не допускается. Члены делегации участвуют в обсуждении с разрешения ведущего, который в случае необходимости запрашивает мнение своих коллег или предоставляет им слово. Неорганизованность производит на партнера негативное впечатление.

Во время переговоров нежелательные "импровизации" руководителей. Но не все участники понимают сразу суть вопросов, которые при этом возникают, а референты не успевают оперативно подготовить материалы или документы, поскольку новые предложения требуют серьезных технических и экономических обоснований и проработок. Это приводит к затягиванию переговоров, вызывает раздражение участников. Недопустимо опоздание или внезапное исчезновение руководителя одной из сторон. Иностранному партнеру не понятен мотив "мне здесь срочно нужно по делам", он рассматривается как нарушение этики переговоров или пренебрежительное отношение к приглашенной делегации.

| В ходе переговоров возможны перерывы для обсуждения сторонами (в составе своей делегации) методов и предлагаемых решений. Об этом следует предупредить партнера в вежливой форме, а не дискутировать оживленно в кругу своей делегации на родном языке и еще и без перевода на в глазах у изумленной делегации партнера. Разумнее объявить рабочий перерыв, в течение которого технический персонал сделает необходимые копии документации, осуществит расчеты, отработает определенное и обоснованную позицию по спорному вопросу. При этом следует учитывать возможности партнера сделать это в выделенных временных рамках регламента переговоров.

В случае возникновения на переговорах трудностей качестве членов делегации могут быть заранее распределены. Одни члены делегации акцентируют внимание на трудностях и препятствиях, и этим обычно занимаются молодые люди, это может быть объяснено нехваткой опыта или максимализмом

Загрузка...

Страницы: 1 2