Реферат на тему:


Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск






Загрузка...
Особенности автоматизации учетной работы на предприятиях различных отраслей народного хозяйства

Особенности автоматизации учетной работы на предприятиях различных отраслей народного хозяйства

Общие вопросы автоматизации учета

Эффективность работы бухгалтера, аналитика и управленца на предприятии существенно повышается благодаря средствам информатизации и автоматизации документооборота, которые позволяют оперативно накапливать соответствующие базы данных о последствиях хозяйственной деятельности и использовать их для формирования редактирования и печати выходных документов, квартальных, полугодовых и годовых отчетов, а также предоставлять информационные услуги соответствующим организациям, звеньям управления по эффективности работы, повышать эффективность труда аудиторов, ревизор в.

Микроэкономический механизм должен способствовать выполнению конкретных задач, стоящих перед предприятием в конкретный период, в конкретной ситуации, и одновременно отвечать интересам всех заинтересованных лиц. Эффективность этого процесса связана с функционированием сферы, обслуживающего систему управления предприятиями и составляет основу его информационного обеспечения сферой бухгалтерского учета.

В вопросах создания отделов информатизации и автоматизации документооборота бухгалтерской службы много недоречнос- тей и недостатков, которые тормозят развитие информационной сети, что снижает эффективность новых и новейших информационных технологий. Среди них следует выделить следующие: использование различных программных средств как новых, так и устаревших, значительно усложняет обслуживание информационной системы и снижает эффект ее внедрения;

• устранение отдельных недостатков различных программных средств может перейти в повседневную проблему, требует создания средств мониторинга состояния всей информационной сети;

• отсутствие нормативной базы для регулирования автоматизированной формы учета на отечественном уровне.

Сегодня многих руководители не удовствует уровень автоматизации на предприятии. Физически и морально устаревшие информационные системы, широкий набор программ и отдельных автоматизированных рабочих мест не в состоянии обеспечить руководителей оперативной и достоверной информацией, необходимой для принятия управленческих решений.

Несовершенство системы управления приводит к снижению прибыльности деятельности предприятия, неустойчивого положения на рынке товаров и услуг. Расходы на обслуживание и доработку информационных систем автоматизации имеют тенденцию к повышению, а фактический результат от их использования остается на неудовлетворительном уровне. Разработка заказанных информационных бухгалтерских систем достаточно дорога и занимает много времени при отсутствии гарантии ожидаемого результата.

Поэтому весьма актуальной остается проблема исследования возможностей программного обеспечения для автоматизации бухгалтерского учета и принятия на их основании эффективных управленческих решений. Перед учеными стоит задача разработки и совершенствования бухгалтерского учета на предприятиях, отраслях народного хозяйства как основного источника информационного обеспечения пользователей всех уровней в условиях использования информационных технологий.

Информационные базы должны обеспечивать как минимум шестирив- Неву функциональную обработку информации.

I. Общие принципы построения предприятия: проектирование автоматизированной системы управления под специфику конкретного предприятия; оптимизация бизнеса, процессов в соответствии с новой или существующей системы управления; определения учетной политики предприятия; совершенствование организации документооборота, составление отчетности, бухгалтерского, складского и других видов учета; создание единого информационного пространства для всех служб управления.

II. Оперативные принципы управления предприятием: управление закупками материально-техническое обеспечение, управ- ния реализацией сбыт продукции, управление бартерным операциям и взаеморозрахункамы, управление запасами движение и наличие материальных ценностей и малоценных и быстроизнашивающихся предметов, управление консигнационными операциями, управление реализацией через торговые комплексы с использованием современных реестров расчетных операций, управления договорными обязательствами, расчетами с поставщиками и покупателями, управление финансами предприятия, осуществление мониторинга, управления затратами производством, управление проектами, управление себестоимостью продукции товаров, услуг, управления персоналом, учетом кадров, управление автотранспортом и тому подобное.

Решение задач бухгалтерского, налогового учета происходит без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Таким образом, первичным является управление, а бухгалтерский учет необходимое средство для контроля, составления документов.

III. Комплексная обработка информации в соответствии с национальными положениями (стандартами) бухгалтерского учета: наличные и безналичные операции предприятия, учет валютных операций, учет товарно-материальных ценностей, учет необоротных активов, учет труда и заработной платы, учет фактических затрат, ведение главной книги и составления Баланса, ведение налогового учета, формирование консолидированной отчетности, формирование бухгалтерской и финансовой отчетности по международным стандартам.

IV. Контролирующие функции: контроль за выполнением планов, проектов, контроль за сметой расходов, контроль за взаимными финансовыми зобовьязанннямы, контроль за использованием ресурсов предприятия, контроль качества, возможность выставления рекламаций.

V. Аналитические функции: анализ выполнения планов и использования ресурсов, анализ финансовой и хозяйственной деятельности, анализ эффективности использования оборотных средств, анализ фактических затрат (себестоимости) и сопоставление их с плановыми, анализ эффективности маркетинговых мероприятий и рекламных мероприятий.

VI. Технические возможности информационных бухгалтерскихх программ: неприхотливость к компьютерным системам, технических возможностей компьютера, скорость выполнения поставленных задач, обработки оптимального потока первичных документов для предприятия, редактирование бухгалтерских форм, обмен с другим программным обеспечением, обмен информацией через сеть, надежная защита и сохранение информации , возможность заменить программу (восстановить версию).

Кроме функциональных возможностей, компьютерный учет должен соответствовать единой принятой методологической основе современного бухгалтерского учета и обеспечивать

• ведение бухгалтерского учета на основе принципов двойной записи;

• взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета;

• сплошное отражение автоматизированным способом хозяйственных операций на основе первичных документов;

• уменьшение ручной, монотонного труда;

• контроль за достоверностью введенных данных, целостностью хозяйственных операций;

• формирование произвольных сведений, бухгалтерских отчетов автоматизированным способом.

В компьютерном варианте бухгалтерского учета технология ведения хозяйственных операций и создание реестров может проводиться с помощью следующих компонентов: во-первых, с помощью бухгалтерских проводок, во-вторых, с помощью хозяйственных операций и, в-третьих, с помощью первичных документов (рис. 7.1).

Технология автоматизации бухгалтерского учета своими процессами аналогична обычного "бумажного" учета. Каждый компьютерный бухгалтерский компонент имеет связи с синтетическим и аналитическим счетам, документами-основаниями, другими реестрами хозяйственных операций. Основными общими реквизитами компьютерных бухгалтерских регистров являются: дата, код проведения, заполненные сроки, сумма проводок, номер синтетического счета с дебета, его аналитические счета, номер синтетического счета по кредиту, его аналитические счета.

Кроме того, особым моментом для создания хронологического порядка ведения документов испистовуеться не только регистрация даты документа, но и порядок их следования. В различных информационных системах бухгалтерского учета может использоваться более разветвленная структура учетного процесса.

Реестр хозяйственных операций используется для автоматизации учета, если хозяйственная операция связана с ис -

ванием ведения набора бухгалтерских проводок. При регистрации автоматически формируются бухгалтерские проводки по отдельно взятой хозяйственной операцией. Во многих программных продуктах (например, «Парус-Предприятие») хозяйственные операции типизируют на основе типовых операций и на их основе проводят отдельную хозяйственную операцию по мере ведения хозяйственных операций.

Для первичных документов в бухгалтерских программах создан отдельный учетный реестр документов журнал, в котором подано набор типовых документов, сгруппированных по определенному признаку (журнал «Банк», в котором регистрируются, фиксируются платежные поручения, банковские выписки, заявления на аккредитив; журнал "Касса", в котором отражаются приходные и расходные ордера и т.п.). Если документ связано с формированием проводок, одновременно с ведением даты, вида операции, подчиненных документов, то формируется бухгалтерская проводка.

Во многих программных продуктах предполагается заполнение одного типового документа и на основании его данных формирования других документов по мере совершения хозяйственной операции и отражения ее в учете (рис. 7.2).

Важным элементом информационного обеспечения является использование различных справочников и констант, которые упрощают заполнения электронных документов путем автоматической подстановки единиц измерения, статей затрат, использование аналитических счетов, введенные в синтетических счетов.

Программы регистрации и обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы с установленными правилами ведения бухгалтерского учета. В частности, это касается представления бухгалтерских регистров в удобном виде для чтенияя и понимание записей, исключение несанкционированного исправления записей в регистрах.

Для любой формы бухгалтерского учета характерны свои общие особенности:

• неизменность в течение текущего года принятой методологии отображения отдельных хозяйственных операций и оценки имущества;

• полнота отражения в учете за отчетный период всех хозяйственных операций, проведенных в указанное время, и результатов инвентаризации имущества и обязательств;

• правильность отнесения доходов и расходов к соответствующим отчетным периодам;

• тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

В рамках этих требований ведения бухгалтерского учета с помощью средств компьютерного учета не должно быть копированием технических приемов при журнально-ордерной или мемориальной форме учета. Организация учета в компьютерном варианте имеет ряд особенностей.

Сравнивая формы бухгалтерского учета, можно выделить характерные фазы обработки учетной информации: сбор и анализ экономической информации, запись экономических последствий в журналах, перенос данных в Главную книгу, формирование отчетности. При автоматизированной форме учета фазы обработки проводятся автоматически за исключением ввода информации, если не предусмотрено вхождение информации через электронную сеть (рис. 7.3, 7.4).

Характеризуя схему автоматизированной формы бухгалтерского учета, следует отметить, что организация работы бухгалтеров проводится по функциональному признаку и комплексно охватывает в единой системе бухгалтерский, управленческий (внутрихозяйственный) и статистический учет и отчетность.

Вид автоматизированного учета зависит от способа ведения хронологических и систематических записей в учетных регистрах и требований, предъявляемых к ним в части удовлетворения потребностей управления о предоставлении экономической информации. Учетные документы, регистры иерархически связаны между собой и отражают хозяйственные процессы по определенной методикеявляется информация о приеме и проведение платежа) достигается также возможность доступа к реальному остатка на текущем счете предприятия и формирования отчетности о полученных данных.

Различия между журнально-ордерной и автоматизированной учетными формами заключаются в последовательности выполнения операций и хранения данных. Наибольшее количество ошибок в учете при "бумажной" форме возникает на этапе переноса данных с одного первичного документа к другому, а также при составлении различных справок и отчетов. Применение автоматизированного учета позволяет полностью избавиться ошибок такого типа. При автоматизированной форме процесс ведения входящей информации проводится только один раз и частично контролируется программным обеспечением, остальные процессы составление реестров, отчетности и т.д. производится автоматически. Тем более, что программное обеспечение позволяет проверить полноту, правильность заполнения реестров соответствии с нормативными актами, быстро обнаружить ошибку и указать способы ее исправления. Таким образом, повышается достоверность и оперативность информации.

При ведении автоматизированной формы бухгалтерского учета проходит интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учетов в единую систему. С другой стороны, применение электронной связи позволяет предприятию быстрее интегрироваться в мировое сообщество.

Важным элементом современного программного обеспечения является возможность связи выхода к электрической сети виртуальной связи, что позволяет исключить ручной ввод входных данных и избежать технических ошибок.

С развитием новейших технологий, введением на нормативном уровне электронной подписи на документах появилась возможность передачи отчетности в государственные контролирующие органы заинтересованных лиц.

Также важной чертой информационной системы учета является возможность формировать большое количество отчетов, расчетов, проводить экономический, финансовый анализ деятельности предприятия. Стоимость и расхАчэн время на составление указанных форм незначительна, что позволяет полностью удовлетворить информацией ризноманит- ного характера управленческий персонал, составить прогнозные расчеты для принятия эффективных решений.

Компьютеры предоставляют большие возможности обработки, хранения и предоставления информации, при этом возрастают требования к уровню квалификации работников, необходимости подготовки специалистов со знанием компьютерной техники. С другой стороны, при автоматизированном учете растет цена ошибки программного обеспечения или человеческой ошибки, что приводит к потере информации или ее неправильного отражения, а это, в свою очередь, снижает эффективность хозяйственной деятельности предприятия.

Организационно-техническое обеспечение учета на предприятиях должно соответствовать требованиям современного сбора и обработки финансовой информации, предоставление отчетов для формирования микроекономич- ного среды.

Открытым вопросом остается формирование методов и принципов автоматизации учетной работы на отечественных предприятиях. Развитие компьютерных технологий на мировом и отечественном уровнях способствует развитию обработки информации и принятия эффективных управленческих решений с помощью современных технических средств.

Современное законодательство регулирует только основные принципы автоматизации учетных процессов, которые изложены в Законе Украины "О национальной программе информатизации", что на практике создает основу для работы по автоматизации сбора и обработки учетной информации. Положение об автоматизации расчетов освещены в Законе Украины "О платежных системах и переводе денег в Украине". Этот нормативный акт регламентирует действие электронных расчетов системы "клиент банка банк" на уровне нормативно-правовых актов Национального банка.

Для адаптации автоматизированной системы бухгалтерского учета необходимо сформировать и соблюдать научного концептуального подхода к поставленной проблеме. Данная концепция должна учитывать сочетание и интеграцию различных видов учета,анализ- прогнозирования и контроль деятельности хозяйственных субъектов, в том числе предприятий малого бизнеса.

Основа для автоматизации учетной работы на предприятии может состоять из общих характеристик учета как целостной информационной системы

• вид учета и его цель (финансовый, налоговый, управленческий, статистический), понятие анализа-прогноза и контроля деятельности субъекта хозяйственной деятельности как составляющих основ информационной базы объединение этих понятий относительно автоматизации предприятия в срок контроллинг;

• характеристика объекта автоматизации (предприятия, организации, учреждения);

• особенности хозяйственной деятельности предприятия и его влияние на построение учетной работы, учетной политики предприятия;

• понятие и качественная характеристика информации (входных и выходных данных), информационной системы (оценка ее возможностей);

• группы пользователей и методы удовлетворения их информационных потребностей.

Что касается первого пункта ориентировочного содержания представленной концепции то вопрос общих терминов, их сущности и поставленные задачи требуют однозначности определения прежде всего в нормативных документах как к срокам собственно учета, так и к вопросам информационных технологий учета. Кроме того, нужно установить степень и форму автоматизации составляющих контроллинга, применения к ним соответствующих технических средств. Для основы этого составного элемента концепции нужно использовать научные подходы и методы, направленные на содействие рациональному использованию средств и предметов труда и самого труда в хозяйственной деятельности для получения максимальной прибыли или достижения социального эффекта.

Для характеристики объекта компьютеризации следует учесть организационное построение и систему управления предприятием, в том числе типы организационных структур, функциональную структуру системы управления, методы управления предприятием. Эти характеристики в значительной степени определяют особенности запроваДжен информационных систем, они имеют непосредственное влияние на состав и структуру информации, составляющей базу данных. Важным элементом для характеристики хозяйства является изучение технологий сбора, обработки, хранения и передачи информации, используемых в настоящее время на современных предприятиях различных отраслей народного хозяйства. Общая характеристика информационной системы предприятия должна определяться по составу и свойствам основных компонентов информационной системы. К ним следует отнести типичную функциональную структуру и функциональные возможности типовой информационной базы предприятия.

Кроме введения комплексной внутренней автоматизации, нужен переход к развитию сервисных ресурсов, внедрение обмена информацией. Отчетные данные могут быть представлены контролирующим учреждениям, инвесторам с целью рекламы. Также информация должна быть получена предприятием. Это доступ к нормативно-правовой базы, для характеристики состояния рынка, для справки. Особое внимание здесь следует уделить возможности автоматизации расчетных операций между предприятиями и реализации товаров через сеть.

На этом пути совсем отсутствуют стандарты, нормативы, или проходящие этап разработки. Эти стандарты создаются стихийно пользователями, основанными на традициях обычных учетных приемов и отношений. При таком вида услуг возможна полная автоматизация учетной работы и принятия эффективных управленческих решений, достижения максимального эффекта хозяйственной деятельности предприятия. Сегодня, несмотря на проблемы, возникающие на пути внедрения автоматизации, это должен быть урегулирован в кратчайшие сроки. Вызывают такое состояние: малое количество предприятий, имеющих доступ к глобальной сети; незначительное количество владельцев кредитных карточек; низкое развитие поставки реализованных товаров через сеть; низкая платежеспособность населения, недоверие к финансово-кредитным новых технологий бизнеса; региональная неравномерность распределения пользователей новх видов услуг. Однако следует отметить техническую надежность систем учета электронной реализации и расчетных отношений.

При решены поэтапного перехода к созданию информационной системы нужен целенаправленный выбор программного обеспечения, который должен опираться на системную комплексную оценку. Проблема заключается в том, что система должна удовлетворять несколько требований: быть достаточно функциональной, завершенной с точки зрения учета (автоматизации учета), быть универсальной, то есть учитывать специфику отраслевых особенностей предприятий. Должна быть продумана проблема интенсификации автоматизации целостного управленческого учета финансово-экономических служб.

Современное программное обеспечение строится в соответствии с требованиями, принципов и методов ведения учета, учетной обеспечения, исходя из возможностей современной техники. Отечественные программные продукты, предназначенные для учета на малых предприятиях, должны соответствовать основным функциональным учетной требованиям, иметь возможность проводить учетную, аналитическую, контролирующую работу, учитывая национальные специфические черты предприятий (область деятельности, размер и форму собственности предприятия). Именно эти моменты должны качественно характеризовать программный продукт автоматизации информационной базы

Загрузка...

Страницы: 1 2