Реферат на тему:


Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск






Загрузка...
Глава 10. Архивные копии, закрытие периода и перенос проводок

10.1. Архивная копия

Накопленные с помощью "1С: Бухгалтерии-Проф." данные могут быть случайно повреждены на жестком диске, Разрушенные вирусом, потерянные из-за ошибок жесткого диска или ошибки пользователя и т.д. Чтобы обеспечить сохранность данных, программа позволяет создавать архивные копии. Архивная копия записывается на одну или несколько дискет (в зависимости от количества информации и емкости дискет). Архивная копия может использоваться и для переноса информации на другой компьютер.

Архивная копия содержит всю бегущую информацию бухгалтерии на момент создания копии (проводки, план счетов, константы, итоги и т. д.). Она не содержит файлы "1С: Бухгалтерия-Проф." (BMP.EXE, BMP.ISF, BMP.PEL, BMP.PS, BMPHLP.ISF и т. д.), а также файлы форм первичных документов и отчетов. Файлы программы, форм первичных документов и отчетов можно сохранить самостоятельно.

Создание архивной копии. Для создания архивной копии Ваших данных надо выполнить следующие действия.

Подготовьте достаточное количество чистых отформатированных дискет любой емкости.

Выберите группы "Сервис" главного меню режим "Архивная копия".

В выведенном на экран меню выделите клавишами и пункт "Сохранение" и нажмите Enter.

В выведенном на экран меню выделите клавишами и пункт, указывающий на дисковод, на котором Вы хотите создавать архивную копию, и нажмите Enter.

На экран будет выведен запрос с датой архивной копии. Если эта дата правильная, сразу нажмите Enter. Если нет - исправьте дату и нажмите Enter.

По запросам программы вставляйте дискеты, используемые для размещения на них архивной копии, в указанное Вами дисков.

Замечания.

1. При попытке сохранить архивную копию на дискете, что уже содержит архивную копию с той же самой датой, на экране появляется предупреждение.

2. Если при создании архивной копии появилось сообщение об установке следующего диска, а Вы отказались от продолжения архивации, нажав Esc, создана архивная копия не будет будет пригодна для установки данных.

Рекомендации.

1. Архивную копию рекомендуется создавать ежедневно (если Вы работали в этот день с программой) или после ввода данных в больших объемах. Кроме того, архивную копию желательно делать и перед реформацией баланса.

2. Есть смысл хранить два варианта архивной копии: последний и предпоследний. Например, сегодня Вы создаете копию на дискете 1, завтра - на дискете 2, а послезавтра - снова на дискете 1 и т.д. Это защищает Вас от потерь информации из-за некачественных дискет.

3. Дискеты рекомендуется подписывать: номер дискеты, дата создания копии, имя программы (1С: Бухгалтерия-Проф.).

Восстановление архивной копии. Если файлы данных "1С: Бухгалтерии-Проф.) Оказались на жестком диске испорчены, Вы можете восстановить их с помощью режима" Восстановление "пункта меню" Архивная копия ". Для этого нужно выполнить следующие действия.

Найдите дискеты, на которых была сохранена требуемые архивная копия.

Выберите из группы "Сервис" главного меню режим "Архивная копия".

В выведенном на экран меню выделите клавишами и пункт "Восстановление" и нажмите Enter.

В выведенном на экран меню выделите клавишами и пункт, указывающий на дисковод, с которого Вы хотите считывать архивную копию, и нажмите Enter.

По запросам программы вставляйте дискеты, содержащие файлы архивной копии, в указании Вами дисковод. При установке дискет в неправильном порядке программа выведет соответствующее сообщение.

ВНИМАНИЕ! При восстановлении данных из архивной копии вся текучая бухгалтерская информация пропадает и замещается информацией с архива. Для восстановления архивной информации без порчи рабочей выполняйте восстановление в другой директории или на другой диск.

10.2. Перенос проводок

Если предприятие осуществляет большое количество хозяйственных операций, то ввод операций на одном компьютере может оказаться невозможным. Но "1С: Бухгалтерия-Проф". позволяет организовать раздельный учет на нескольких комп "ютер (рабочих местах) с последующим слиянием данных для подведения итогов. Как правило, распределение работ между рабочими местами осуществляется по разделам бухучета: на одном рабочем месте обрабатываются банковские документы, на втором - зарплата, и на третьем - учет материалов и товаров и т. д.

Организация нескольких рабочих мест. Для раздела учета между несколькими рабочими местами нужно:

Установить программу на нескольких компьютерах или в разных директориях одного компьютера.

Для каждого рабочего места в режиме "Установка параметров" задать номер рабочего места (эти номера не должны повторяться). Рекомендуется одно из рабочих мест выделить как главное и присвоить ему номер 0.

Для каждого вида операций нужно установить, на каком рабочем месте они должны вводиться.

В конце каждого периода (квартала, месяца, недели) для расчета итогов надо выполнить перенос проводок на главное рабочее место.

Замечания.

Все проводки, вводимые в журнал операций, содержат номер рабочего места. Этот номер в журнале операций выводится дело, при необходимости он может быть изменен.

Выгрузка проводок. Для выгрузки операций за рабочий квартал выберите в группе "Операции" главного меню пункт "Перенос операций". На экран будет выведен запрос.

Вы можете установить следующие параметры запроса:

выделив клавишами, и поле под надписью "Диск, директория" и, нажав Enter, - задать диск и директорию, в которые помещается исходный файл

выделив клавишами, и поле под надписью "Раб. Место" и, нажав Enter, - задать номер рабочего места, в проводок, вигружаються. Если это поле пустое, то вигружаються проводки с номером рабочего места, указанное в запросе "Параметры"

установив клавишами, и курсор справа от надписи "Подробные" или "Сводные" и нажав Enter, установить, будут вигружатись все проводки или только сводные проводки (в последнем случае информация по аналитическому учету переноситься не будет)

установив клавишами, и курсор справа от надписи "DBF" или "TXT" и нажав Enter, установить, будут проводки вигружатися в файл типа DBase (. DBF-файл) BMPTRANS.DBF, или в текстовый файл BMPTRANS. TXT.

После этого надо выделить курсором надпись "выгрузить" и нажать Enter.

Замечания.

1. При переносе проводок на другое рабочее место, организованное на том же комп "ютери, целесообразно в поле" Диск, директория "указать директорию этого другого рабочего места.

2. При переносе переносятся только проводки, но не заголовки документов.

3. При переносе возведении проводок эти проводки формируются за каждый месяц отдельно. Перед выгрузкой возведении проводок необходимо выполнить расчет итогов за рабочий квартал.

4. Если Вы используете перенос сводных проводок, то необходимо следить за тем, чтобы при вводе операций по счетам с субсчетами субсчет указывался в каждой проводке, где встречается

Загрузка...

Страницы: 1 2 3