Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск
Вхід в абонемент


Интернет реклама УБС






РЕФЕРАТ

на тему

"Документы"

1. НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Управленческая деятельность находит свое отражение в документах, посредством которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и другие.

Документ - это деловой бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо, это то, что официально удостоверяет личность предъявителя, это письменные свидетельства о чем-либо.

С научной точки зрения документ - это средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

время действуют унифицированные системы. Одной из самых распространенных является организационно-распорядительная документация (ОРД), которая применяется в оформлении управленческих решений.

Документы широко используются в повседневной деятельности людей. Как носители информации они способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия или учреждения, служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-поисковой работы.

Документы являются средством свидетельства, доказательства определенных фактов и, следовательно, имеют большое правовое значение.

Многие документы должны отвечать таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность.

Чтобы документ имел все перечисленные свойства, он должен быть правильно составленным как по форме, так и по содержанию.

Документ - это материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в заведенном порядке и имеет соответствии с действующим законодательством юридическую силу (ДСТУ 2732-94 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

2. Классификация документов

Классификация документов - это деление их на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Цель классификации состоит в повышении оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. В текущей работе классификация документов осуществляют на этапе группировки их в дела (см. гл. 7).

Документы классифицируют по следующим признакам: - способ фиксации информации - содержание; - название; - вид, - сложность; - место составления - срок исполнения; - происхождение; - гласность - юридическая сила; - стадия изготовления - срок хранения; - род деятельности и др..

По способу фиксации информации различают следующие документы:

письменные, к которым относятся все рукописные и машинописные до-кументы, изготовленные с помощью печатной и множительной оргтехники *

графические, в которых изображение объектов передано посредством линий, штрихов, светотени. Это графики, карты, рисунки, рисунки, схемы, планы. Они ценны своей иллюстративностью *

фото-и кинодокументы - такие, созданные способами фо-тографування и кинематографии. Это кино-и фотопленки, фотографии. На них можно зафиксировать те явления и процессы, которые другим способом зафиксировать трудно или невозможно *

фонодокументы - которые создаются с помощью любой системы звукозаписування и воспроизводят звуковую информацию (например, записанную во время проведения заседаний, собраний, совещаний и т.п.).

По содержанию документы делятся на: организационно-распорядительные * финансово-расчетные * снабженческо-сбытовые и др..

Организационно-распорядительные документы (ОРД) - это управленческая документация, служит средством осуществления и регулирования про-процессов управления. Документы, относящиеся к ОРД, можно условно разделить на следующие группы:

организационные (положения, инструкции, правила, уставы и др.) *

распорядительные (постановления, решения, распоряжения, указания и т.п.) *

справочно-информационные (справки, протоколы, акты, объяснительные и служебные записки, служебные письма, отзывы, планы работы, телеграммы, телефонограммы, отчеты, доклады и т.п.) *

по кадровым вопросам (заявления, приказы по личному составу, личные карточки, трудовые книжки, характеристики и т.д.) *

личные официальные (предложения, заявления, жалобы, автобиографий, рас-писки, поручения и т.п.).

По названию различают:

приказы * положение * протоколы * распоряжение * указания * инструкции * правила * уставы * отчеты * ордера * планы * служебные письма * заявления и т.п..

По видам документы делятся на:

типу, разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер *

трафаретные, которые изготавливаются типографским способом: неизменяемых часть текста документа печатается на полиграфических машинах, а для переменной информации запишаються свободные места. Такие документы сейчас распространенные, поскольку на их составлении и обработке экономится время *

индивидуальные, которые создаются каждый раз по-новому. Это докладные, служебные, объяснительные записки, автобиографии и т.д.. По сложности документы бывают:

простые, содержащие информацию по одному вопросу *

сложные, содержащие информацию о двух и более вопросов.

Следует учитывать, что простые документы легче обрабатывать, кон-тролюваты их выполнения, осуществлять поиск.

По месту составления различают следующие доку-менты:

внутренние, касающиеся внутренних вопросов предприятия (организации, учреждения, фирмы) и не выходят за его пределы *

внешние, то есть входящая и исходящая корреспонденция.

По срокам исполнения документы бывают:

срочные, выполняемые в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, руководителем, а также документы с по-значком «Срочно» *

несрочные, которые выполняются в сроки, определенные руководством предприятия (организации, учреждения, фирмы).

По происхождению документы делятся на:

служебные, касающиеся деятельности предприятия (организации, учреждения, фирмы) *

официально личные, касающиеся конкретных лиц, то есть именные (жалобы, заявления и т.п.).

По гласностью документы бывают:

обычные, *

для служебного пользования (ДСП) *

тайные *

конфиденциальные и др..

По юридической силе документы подразделяют на:

настоящие (истинные), готовящихся в установленном законом порядке по всем правилам. В свою очередь, подлинные документы бывают: действующие, * недействующий. Документ становится недействительным, когда теряет юридическую силу каких-либо причин *

фальшивые (поддельные), в которых содержание или оформление не соответствует истине.

По стадиям изготовления различают та-кие документы:

оригиналы - первые или единственные экземпляры официальных документов *

копии - документы, в которых точно воспроизведена информацию других документов, а также все их внешние признаки или часть их и от-ответствующим образом оформлены. Существуют такие разновидности копий: отпуск (полная копия исходящего документа, изготовлена одновременно с ори-гиналом через копировальную бумагу) * извлечение (копия официального до-кумента, воспроизводящий определенную его часть и соответственно заверенная) * дубликат (повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу оригинала).

По сроку хранения различают:

документы постоянного хранения *

документы временного (свыше 10 лет) хранения *

документы временного (до 10 лет) хранения.

По роду деятельности выделяют системы документации, классифицируют следующим образом:

организационно-распорядительная

стандартов и технических условий

плановая

отчетно-статистическая

конструкторская

технологическая

расчетно-денежная

по ценообразованию и др..

3. Документ - материальный носитель информации

Документы, вращающихся письма, доношенного, реляции, просьбы, требования. Во всех учреждениях образуются документы за денежной и материальной отчетности. Для оформления сделок в


Страницы: 1 2