Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск
Вхід в абонемент


Интернет реклама УБС






РЕФЕРАТ

на тему:

"Деловая переписка"

План

Введение

1. Организация делопроизводства в учреждении

2. Функции делопроизводства

3. Виды писем

Глава 4. Цель письма

Вывод

Список литературы

Введение

0рганизация делопроизводства существенно влияет на оперативность, экономичность и надежность функционирования аппарата управления учреждения, культуру труда управленческого персонала. Если процесс делопроизводства в учреждении поставлен рационально, специалисты и руководители высвобождаются от выполнения несвойственных им функций, повышается результативность "их труда, сокращаются расходы, связанные с функционированием аппарата управления.

1.

Организация делопроизводства в учреждении.

Рассмотрим основные понятия делопроизводства, касающиеся учреждений всех форм собственности.

Делопроизводство определяется как деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих действий.

Делопроизводство в учреждении представляет собой полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. От правильной организации делопроизводства, наиболее полной его механизации и автоматизации заложить эффективность управления в целом.

Документирование - это создание документов, то есть их подготовка, составление, оформление и изготовление.

Организация работы с документами является создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Документооборот - движение документов в учреждении с момента создания до Отправление. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов, например, за год.

Скорость документооборота заложить от качества документационного обслуживания аппарата управления в целом и от системы организации делопроизводства (полной или частичной).

Полную централизацию делопроизводства рекомендуется применять в учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в piк (IV категория) и небольшим количеством структурных подразделений.

Децентрализованная система делопроизводства имеет место в учреждениях с территориально разобщенными структурными подразделениями и количеством документов свыше 100 тыс. единиц в год.

Общие правила документирования управленческой деятельности изложены в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Украины, местных органах государственной власти, местного и регионального самоуправления. Она регламентирует порядок работа с документами с момента их создания или поступления до отправления или передачи в архив учреждения. Положения инструкции распространяются на всю служебную документацию, что не секретного характера, в том числе созданную средствами вычислительной техники.

Правила и рекомендации о порядке осуществления делопроизводственных процессов разрабатываются в соответствии с законами Украины, которые устанавливают порядок организации и деятельности органов государственной власти и актов органов государственной власти, местного и регионального самоуправления.

0рганизацийно-методическую помощь в усовершенствованные системы документационного обеспечения государственного управления и делопроизводства подают учреждения государственной архивной службы Украины, разрабатывают и утверждают основные нормативные документы по соответствующим вопросам, проверяют и имеют право требовать от руководителей учреждений устранения выявленных в ходе проверок недостатков. < /p>

2.

Функции делопроизводства.

Общее руководство организацией делопроизводства в учреждении осуществляет ее руководитель. Вся организационная работа по рациональной постановки делопроизводства в учреждении возлагается на службу делопроизводства. Последняя является самостоятельным структурным подразделением учреждения и подчиняется ее руководителю.

Факторами, которые определяют организационное построение службы делопроизводства, является ее основные функции, объем работ по каждой из них, а также размер учреждения, т.е. количество ее структурных подразделений, их территориальное размещение, общее количество работников, количество уровней принятия решений, нормы управления , принята система документирования и организации работы с документами, уровень механизации и автоматизации документационных процессов и т.п..

Основными задачами службы делопроизводства е установления единого порядка работы с документами в учреждении и подведомственной сети, документационное обеспечение деятельности на основе использования современной вычислительной техники, автоматизированных технологий работы с документами и сокращение количества документов.

3.

Виды писем.

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые выделяют в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Служебное письмо является не только носителем определенной информации, но и правовым документом.

Правильность письма, соответствие его содержания нормативным актам удостоверяет своей подписью руководитель организации, который несет полную ответственность за изложенную информацию.

изложение содержания письма масс быть логически последовательным, сжатым, убедительным, побудить адресата должным образом решить поднятый вопрос.

Служебное письмо состоит из введения, доводки и заключительной части. Во введении выкладывают причины и непосредственный повод, которые стали основанием для написания. В доведены подаются история вопроса, доказательства, факты, ссылки на законодательство, цифровые данные, делаются логические выводы. Заключительная часть содержит основную мысль документа: просьба, предложение, согласие, отказ и т.п..

Служебное письмо должно быть безупречным. Даже небольшое несоблюдение требований к нему может превратить лист на дефектный с юридической точки зрения. Все данные и факты, о которых говорится в письме, должны быть проверены. Корреспонденция подразделяется на следующие виды писем: -

деловые (формальные и неформальные) -

личные (частные) -

рекомендательные; -

прямой почтовой рекламы.

Формальными есть письма, подготовленные одним предприятием (учреждением, организацией).

Неформальные составляют работники одного уровня (скажем, менеджер кадровой) службы одной фирмы менеджеру кадровой службы другой) с предложением о личной встрече для обсуждения некоторых вопросов, обмена информационными материалами и т.п..

Все официальные деловые письма по функциональному признаку можно разделить на те, которые требуют ответа и такие, которые не требуют ответа.

Среди первых - письмо просьба, письмо требование, письмо обращения. письмо запрос. Ответы на них оформляют зависимости от содержания входящего письма.

Ко второй группе относятся письмо-предупреждение, письмо-отказ, письмо напоминание, письмо-сообщение, письмо-благодарность, письмо-уведомление, письмо-подтверждение. письмо-распоряжение, информационное письмо. сопроводительное письмо. В зависимости от адресата их различают на коллективные и циркулярные.

Коллективное письмо составляется от имени определенного количества лиц и направляется по одному адресу. К таким письмам можно отнести жалобы, просьбы 'га: обращения, подписанные группами лиц, которые осознают свою общность в решении вопросов.

Циркулярное письмо, наоборот. направляется ряда подчиненных учреждений одним адресатом. Источником циркулярного письма является, как правило, вышестоящая организация (министерство, корпорация), информирующий свои подразделения по тому или иному вопросу или дает указания, распоряжения.

3 Учитывая содержание и объем письма делятся на простые, или одноаспектному, и сложные, или многоаспектные.

По тематическому признаку письма бывают административно хозяйственные. снабженческо-бытовые, производственные, пропагандистские. и другие. По этому признаку различают также деловую и коммерческую корреспонденцию. Считается, что переписка, касающееся экономической, правовой, финансовой и других форм деятельности предприятия, является деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта - коммерческой.

Переписка может касаться производственной деятельности предприятий и организаций. и отношений между общественными, профсоюзными и культовыми учреждениями.

По


Страницы: 1 2