Значительная часть управленческих функций не только осуществляется с помощью документов, но и находит здесь свое отражение
РЕФЕРАТ
на тему:
"Грамматические особенности деловых бумаг"
План
1. Грамматические особенности деловых бумаг.
2. Формуляр-образец организационно-распорядительных документов.
3. Реквизиты документов и их оформление.
4. Требования к тексту документов.
Список литературы
Значительная часть управленческих функций не только осу-ществляется с помощью докумен-тов, но и находит здесь свое отражение. К каждому из них предъявляются определенные требования: соответствие к своему назначением ния, достоверность и юридическая сила, четкая структура и удобство в обработке.
Важная задача нынешнего этапа - упрощение ра-боты с документами, ускорение их составления и оформ-ления. Этой цели служили утверждены стандарты системы организационно-распределительной документации: ГОСТ 6.38-72 (Основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-образец). Постановлением Госкомитета стандартов СССР от 27.03.90 № 622 вместо этих ГОСТов введен в действие с 01.01.91 ГОСТ 6.38-90 . Он представляет собой единые, научно об-основанные правила подготовки и оформления документов. Введение таких правил создает необходимые предпосылки для более детальной унификации документов, что в свою очередь будет способствовать использованию их в автоматизированных системах уп-ления.
Стандарты устанавливают наиболее общие правила составления документов, а также регламентируют машинопись-не оформление их отдельных реквизитов. Организационно-рас-рядча документация развивалась полвека стихийно, что повлекло за собой возникновение множества видов и разновидностей до-документов, использование различных вариантов оформления от-дельных реквизитов. Поэтому она особенно нуждалась стан-зации.
принятый стандарт вносит некоторые дополнения и ме ни в ранее установленные правила, иначе решает где ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации, системы организационно-распорядительной документации, тре-бования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1990.
какие вопросы составления и оформления документов. ГОСТ 6.39-90 содержит ряд новых требований к оформлению отдельных реквизитов, изменены размеры полей и др..
Реквизитами называют элементы, из которых состоят документы. Совокупность реквизитов и составляет формуляр до-документов. Он зависит от его назначения, конкретного содержания. К элементам документам относятся дата, подпись, адре-са, заголовок и др.., А также текст.
Организационно-распорядительные документы должны со-ваться в строгом соответствии с ГОСТом.
Количество признаков, т.е. реквизитов, различна и определяется документом, его видом, содержанием. ГОСТ 6.38-90 устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения.
Для изготовления любого из организационно-распорядительных до-кументы необходимо усвоить правила формуляра-образца.
формуляр-образец - это модель построения формы документа, которая устанавливает область применения, форматы, размеры берегов, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты (ДСТУ 2732 - 94) (рис. 1 - 3).
Реквизиты - это совокупность обязательных данных в документе, без которых он не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы.
При оформлянни организационно-распорядительных документов ис-ристовуеться следующий состав реквизитов:
1 - Государственный герб
2 - эмблема организации
3 - изображение наград
4 - код организации
5 - код документа
6 - название министерства или ведомства
7 - название предприятия (учреждения, организации, фирмы)
8 - наименование структурного подразделения;
9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке
10 - название вида документа
11 - дата
12 - индекс (исходящий номер документа)
13 - ссылка на индекс и дату входящего документа
14 - место составления или издания
15 - гриф ограничения доступа к документу
16 - адресат
17 - гриф утверждения
18 - отметка
19 - заголовок к тексту
20 - отметка о контроле
21 - текст
22 - отметка о наличии приложения
23 - подпись
24 - гриф согласования
25 - визы
26 - оттиск печати
27 - отметка о заверении копии
28 - фамилия исполнителя и номер его телефона
29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
30 - отметка о переносе данных на машинный носитель
31 - отметка о поступлении.
Реквизиты бывают: постоянные переменные.
Постоянные реквизиты наносят, когда изготавливают унифицированную форму или бланк документа, а переменные - при его составлении.
Каждый из реквизитов имеет свою длину, определенную в формуляре-образце. Длина реквизита - это количество графических знаков и пробелов, нужна для записи реквизита на документе.
Для более четкого усвоения правил формуляра-образца ОРД на рис. 4 показано фактическое расположение реквизитов (обозначено цифрами в кружках), а также приведены образцы документов (служ-ный письмо изготовлено на бланке формата А5, а выписка из про-протокол - на чистом листе бумаги формата А4 по ГОСТ 6.38- 90 «Система организационно-распорядительной доку-ментациы. Требования к оформлению документов»).
Формуляр-образец ОРД определяет рабочую площадь и берега доку-мента (на рис. 4 берега заштриховано).
Рабочая площадь документа - это площадь унифицированной формы или бланка документа, предназначенная для заполнения основными рекви-зитамы.
Берега документа - это площади, предназначенные для закрепления до-кумента в технических средствах хранения, а также для нанесения специальных меток изображений.
ГОСТ 6.38-90 (согласно ГОСТ 9327 - 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») устанавливает два формата бумаги для изготовления служебных документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм) .
В ГОСТ 6.38-90 установлены следующие размеры берегов формуляра-образца:
левого - 20 мм (8 пробелов)
правого - не менее 8 мм (3-4 пробелы)
верхнего - не менее 10 мм (3-4 интервала)
нижнего - не менее 8 мм (2-4 интервалы).
Однако на практике в большинстве случаев придерживаются размеры полей согласно старому ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной доку-ментациы. Формуляр-образец »:
левого - 35 мм (13 пробелов)
правого - не менее 8 мм (3-4 пробелы)
верхнего - 20 мм (4 - 5 интервалов)
нижнего - не менее 19 мм (для формата А4), не менее 16 мм (для формата А5).
Левый берег предназначен для нанесения реквизитов 2, 20, а также для закрепления документа в технических средствах хранения; правый берег - это резерв, оставленный для сохранения текста документа; верхний берег предназначен для проставления страниц, нанесение реквизитов 1, 4, 5 ; нижний - для нанесения реквизитов 29, 30, 31.
Если документ оформляют также и на обороте листа (срок хранения такого документа должна составлять