Реферат на тему:


Воспользуйтесь поиском к примеру Реферат        Грубый поиск Точный поиск






Загрузка...

Деловое общение: совещание и сборы. Дискуссия

План

1. Совещание

2. Собрание

3. Дискуссия

4. Литература

Совещание

Некоторые совещания обречены на неудачу еще до того, как они начнутся. Это происходит потому, что руководитель подобен капитана, который хочет управлять кораблем, не имея четкого представления о его курсе.

Поэтому необходимо прежде всего четко определить характер запланированной совещания.

Специалисты выделяют следующие типы совещаний:

| учебная (конференция), цель которой дать участникам необходимые знания и повысить квалификацию;

| информационная, необходимая для обобщения данных и изучения различных точек зрения на конкретные проблемы;

| объяснительная, в ходе которой руководство стремится убедить работников в правильности принятых соответствующих решений и необходимости соответствующих действий;

| проблемная, которая проводится для того, чтобы выработать метод, найти путь решения существующих проблем.

Чтобы совещание прошло результативно, необходимо: ^ четко и однозначно определить (сформулировать) тему совещания. Кроме этого, определить, на какой результат вы ожидаете (принять решение, выработать рекомендации, убедить присутствующих в правильности предпринимаемых действий);

^ детально разработать повестку дня. Выбрать наиболее целесообразную последовательность рассмотрения вопросов, исходя из психологических критериев, то есть начинать рассмотрение по вопросу, которое легче всего решить. Первый успех станет фундаментом для решения сложных вопросов. Заранее продумайте, как привлечь к обсуждению даже очень инертных и немногословных работников;

^ предоставить участникам совещания возможность ознакомиться с фактами, документами, которые будут обсуждаться еще до совещания;

^ передать приглашение лицам, которые должны участвовать в совещании, заблаговременно вместе с повесткой дня;

^ выбирать зал заседаний, учитывая цель совещания. Помещение должно быть с хорошей звукоизоляцией и вентиляцией, нормальной температурой воздуха (+19 С), меблированнойявляется не очень роскошно, но и не по-спартански;

^ четко придерживаться запланированного регламента времени и указывать его в приглашениях.

Результаты совещания необходимо зафиксировать в протоколе и разослать его всем лицам, которые должны быть проинформированы. Если же были приняты определенные решения, то необходимо обязательно установить, кто, что и как должен сделать для выполнения этих решений.

Деловые совещания и заседания является средством коллективного решения проблем. Совещание один из самых эффективных способов обсуждения важных вопросов и принятия решений во всех сферах производственного, общественного и политической жизни. Она позволяет анализировать важные вопросы и высказывать свои мнения и предложения, принимать оптимальные решения.

Если участники обмениваются мнениями, обсуждают проблемы и совместными усилиями доходят выводов, эффект от такого совещания будет большим. Если же совещание не дает ожидаемых последствий, она превращается в коллективное трата времени1.

Поскольку 20 30% рабочего времени работники тратят на совещания, то эффективность их зависит от организации и подготовки проведения. Преимуществом деловых совещаний является то, что здесь, как правило, присутствуют почти все исполнители решений. Кроме того, в течение сравнительно короткого времени коллектив может выдвинуть значительно большее количество идей, чем отдельный работник.

Совещания не должны быть ширмой, за которую прячутся от ответственности.

Успех любого коллективного собрания зависит от степени подготовки и уровня умственного, психического и нравственного развития руководителя, поскольку совещания, как правило, проводят руководители.

Совещание любого профиля включает основные подготовительные этапы:

1. Определение тематики повестки дня.

2. Примерный состав участников (в процессе подготовки список участников уточняется).

3. Дата, время начала и место проведения.

4. Подготовка доклада.

5. Проект решения.

6. Регламент, процедура проведения и технические средства.

По мнению ученых, положительный эффект от совещания будет достигнуто только тогда, когда ее участники по уровню профессиональных знаний и опыта соответствовать уровню вынесенной на обсуждение проблемы. Кроме того, сама проблема должна быть важной для всех присутних1.

Для усиления эффекта целесообразно заранее подготовиться и прислать тезисы докладов и список выступающих в прениях.

Техника проведения совещания, в котором принимают участие не более 10-12 человек, зависит от деловых качеств председательствующего. Процедурно по каждому вопросу подводятся итоги с применением авторитарной или демократической формы ведения совещания. Эффективность совещания зависит от времени проведения. Не рекомендуется проводить совещания перед началом рабочего дня. Лучшее время с 9 до 12 или с 16 до 18 ч. Лучше собирать два совещания в неделю по полчаса, чем одну в час. Решение совещания протоколируются и документально оформляются.

Успех совещания, ее эффективность во многом зависят от председательствующего. Руководитель совещания должен иметь организаторский талант, уметь концентрировать внимание и усилия на главном, постоянно следить за ходом дискуссий, подбирать дельные вопросы, систематизировать различные взгляды, делать правильные выводы, прислушиваться к каждому, самому не участвовать в дискуссии, создать доброжелательную атмосферу, во дружески относиться ко всем участникам, никого не обделяя вниманием, проявлять уважение к личности каждого участника, не переносить раздражение на участников. На совещание нужно приглашать специалистов, уровень профессиональных знаний и практический опыт которых будут соответствовать уровню вынесенной на обсуждение проблемы.

Т. Чмут и Г. Чайка указывают на этические подходы к обеспечению совещания как формы коллективного обсуждения проблем:

результат обсуждения на совещании зависит от моральной и психологической атмосферы, которую на ней создано;

моральные и психологические качества руководителя как председательствующего на совещании непосредственно влияют на поведение присутствующих и их вибно написать полный текст выступления и несколько раз прочитать его. После такой предварительной подготовки можно лишь изредка заглядывать в рукопись. Опытному лектору рекомендуют приготовить заметки докладе.

Начало выступления имеет очень большое значение, от него зависит:

преодолеет выступающий волнения, успокоится и примет уверенности в своих силах;

сумеет установить контакт со слушателями;

заинтересует слушателей и привлечет их внимание;

сумеет кратко осветить тему выступления, определив основные вопросы.

Иржи Томан утверждает, что выступающий может развить мысль в своем выступлении по-разному, а именно:

объяснить;

списать;

рассказать;

доказать.

Наименее интересной формой изложения, по его мнению, является описание, интересной рассказ.

Окончание выступления может состоять из двух частей: обобщение главных мыслей и подведения выводов.

Рекомендуется помнить о регламенте: для вступления выделить 10 12% времени, выводов А 5%, для основной части остальное время.

На собрании выбирают президиум.

После доклада проводят ее обсуждения. Желательно, чтобы выступающие готовились заранее, тогда обсуждение будет более предметным. В обсуждении могут принимать участие все желающие (но их количество и регламент выступления устанавливают участники сборов).

Для каждого оратора на первом месте должны быть слушатели, тогда его доклад будет иметь успех. Нужно стараться донести свои мысли до слушателей. Для этого нужно употреблять метафоры, афоризмы, пословицы, цитаты. Незнакомые для слушателей сроки, абстрактные понятия нужно объяснить. Желательно пользоваться диаграммами, графиками. Одним из наиболее действенных средств оживление внимания слушателей есть риторические вопросы во время выступления.

Не советуют:

употреблять слишком длинные предложения, потому что их трудно понять;

перегружать речь словами иноязычного происхожденияя;

злоупотреблять некоторыми подробностями.

Обсуждение можно прекратить тогда, когда нет предложений по обсуждаемой проблеме.

Президиум (а иногда рабочая группа) выносит на обсуждение проект решения, который принимается участниками собрания, предложения, которые добавляются в проект.

Затем проект выносится на голосование. Если за него проголосует большинство участников собрания, принимается как определение. Решение должно быть четко оформленным, конкретным, указано исполнителей и дату выполнения.

Нужно контролировать, как выполняется принятое решение. Участников собрания сообщают о выполнении принятого решения.

Дискуссия

Дискуссия форма коллективного обсуждения, цель которой выявить истину через сопоставление различных взглядов, правильное решение проблемы. Во время такого обсуждения выявляются различные позиции, а эмоционально-интеллектуальный толчок пробуждает желание активно мыслить.

Организация дискуссии имеет три основных этапа: подготовительный, основной, заключительный.

Подготовительный этап предполагает следующие задачи:

сформулировать тему дискуссии;

определить основные вопросы, которые будут обсуждаться;

подготовить основную литературу по проблеме, которая выносится на дискуссию;

определить и время проведения дискуссии.

На втором этапе основном обсуждаются вопросы, внесенные в повестку дня. Если в процессе обсуждения или осмысления некоторых моментов дискуссии возникает небольшая пауза, то председательствующему не рекомендуется ее прерывать, давая возможность участникам дискуссии немного подумать, это может способствовать новому повороту дискуссии.

Третий этап заключительный это подведение итогов. Как правило, это делает ведущий председательствующий, однако можно поручить это дело одном из специалистов участников дискуссии.

По нормам этикета дискуссия не должна длиться больше, чем С ч, поскольку злоупотребление временем приводит кусталости участников дискуссии, к их раздражение и неприятие всего, что происходит вокруг. Очень важным в дискуссии является соблюдение временного регламента: сообщение 15 20 мин, выступление 3 5 мин.

Наша жизнь содержит различные формы проявления споров и дискуссий. Особое значение имеют профессиональные дискуссии, результатом которых может стать успешная сделка и прибыль, но только при условии правильного ведения дискуссии, заключается в учете многих факторов (психологии ведения дискуссии, логической и языковой культуре дискуссии и др.).

Основные правила ведения дискуссии:

1. Откровенно выражать мысли.

2. Уважать точки зрения всех членов дискуссии.

3. Слушать других, не перебивая.

4. Не говорить слишком долго и слишком часто.

5. В то же время должен говорить только один человек.

6. Соблюдать позитивных идей и отношений.

7. Не критиковать себя и других.

8. Несогласия и конфликты относительно идей не должны быть направлены на конкретное лицо.

Существует много форм организации дискуссии. Самая распространенная это дерево решений. Этот метод заключается в том, что в ходе дискуссии участники заполняют таблицу.

ПРОБЛЕМА (ВОПРОС)

Преимущества | Недостатки

1 | 1

2 | 2

Председатель ставит проблему на обсуждение. Участникам предоставляется основная информация, факты, даты, события и тому подобное. Они для себя отметить положительные и отрицательные моменты в решении этой проблемы и самостоятельно принять решение, о котором сообщат в обсуждении.

Другая форма проведения дискуссии ток-шоу, во время которого есть возможность высказать различные точки зрения на заданную заранее тему (при условии хорошей подготовки участников). Ведущий ток-шоу должен следить, чтобы участники не будут отклонялись от заданной темы. Первыми выступают основные участники (по 20 мин), после чего другие участвуют в дискуссии. По окончании дискуссии ведущий подводит итоги, дает краткий анализ, иногда советы на Майбахутне.

Известная еще одна форма проведения дискуссии "Мозговой штурм". Она заключается в том, что собирается большое количество участников дискуссии, которые свободно выражают свои мысли по поводу решения определенной задачи. Никто при этом не может обсуждать, критиковать или поддерживать идеи других. В процессе такой дискуссии можно выслушать большое количество предложений по решению определенной проблемы и в конечном варианте выбрать оптимальное решение.

Дискуссию как форму коллективного обсуждения следует отличать от полемики, которая выступает как конфронтация идей, взглядов и мнений и основная месть которой - - победа над оппонентом, и от диспута, который используется, как правило, для публичной защиты той или иной позиции.

Сейчас очень популярной формой дискуссии является дебаты, в которых есть возможность убедить других в том, что этот подход к решению проблемы правильный. Эта форма чаще всего используется ведущими современных политических теле- и радиопрограмм.

Литература

1. Липсиц КВ. Не повторит ошибок. Практические советы руководителю. & Mdash; М., 1988.

2. Ложкин Г.В., Повякель Н.И. Практическая психология конфликта. & Mdash; К., 2000.

3. Михневич А.Е. Ораторское искусство лектора. & Mdash; М., 1984.

4. Мицыч П. Как проводит деловые беседы. & Mdash; М., 1983.

5. Палеха Ю.И., Водерадський Ю.В. Этика деловых отношений. & Mdash; К., 1999.

6. Палеха ЮЛ. Деловая этика. & Mdash; К., 2000.

7. Поуст Е. Американский этикет Искусство разговора: Кн. 1. / Пер. с англ. & Mdash; К., 1991.

8. Правила хорошего тона: 240 кратких рекомендаций. & Mdash; К., 1993.

9. Томан И. Искусство говорить. & Mdash; К., 1989.

10. Томан И. Как совершенствовать самого себя. & Mdash; К., 1988.

11. Фишер Ю., Юри У. Путь к согласию, или Переговоры без покажет ния: Пер с англ. & Mdash; М., 1992.

12. Хавнников А.В. Деловой этикет и ведение переговоров: правила хорошего тона с комментариями психолога. & Mdash; М., 2005.

13. Ходаков М.С. Как не надо себя вести. & Mdash; Второй изд., Доп. & Mdash; М., 1975.

14. Швабл Ю. М, Данчева А.В. Практическая психология в экономике и бизнесе. & Mdash; К., 1998.

Загрузка...